स्वचालित रूप से नियमों का उपयोग करके आउटलुक में फ़ोल्डर में ईमेल को स्थानांतरित करें

इस पोस्ट में, हम इस बात पर एक नज़र डालेंगे कि आप अपने आउटलुक ईमेल का प्रबंधन कैसे कर सकते हैं कि आने वाले मेल स्वचालित रूप से अलग फ़ोल्डर में चले जाएं। अगर आपको रोज बहुत सारे ईमेल मिलते हैं, तो इससे आपका बहुत समय बच सकता है.

सप्ताह में एक बार एक घंटे खर्च करने के बजाय अपने वर्गीकृत फ़ोल्डर में इनबॉक्स से ईमेल स्थानांतरित करने में, ईमेल नियम आपके इनबॉक्स संगठन को स्वचालित करने में मदद करेंगे। यह जीमेल में लेबल और फिल्टर का उपयोग करने के समान है.

ईमेल नियम जटिल लग सकते हैं और वे हो सकते हैं यदि आप वास्तव में कुछ परिष्कृत छँटाई करना चाहते हैं, लेकिन यदि आप कार्य ईमेल को कार्य फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से ले जाना चाहते हैं, तो यह केक का एक टुकड़ा है.

उपयोगी होने के नियमों के लिए, आपको पहले अपने ईमेल को वर्गीकृत करने के लिए अपने इनबॉक्स के नीचे कुछ फ़ोल्डर्स बनाने चाहिए, जैसे प्रोजेक्ट्स, वर्क, फैमिली आदि।.

आप राइट-क्लिक करके फ़ोल्डर्स बना सकते हैं इनबॉक्स या किसी भी फ़ोल्डर और चयन नया फोल्डर. निम्न प्रक्रिया Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 और Office 365 पर काम करती है.

Outlook नियम सेट करें

अब आरंभ करने के लिए, Outlook खोलें, पर क्लिक करें फ़ाइल टैब और आप देखेंगे नियम और अलर्ट प्रबंधित करें नीचे की ओर बटन.

नियम और अलर्ट मुख्य विंडो दिखाई देंगे और डिफ़ॉल्ट रूप से आप आउटलुक के अपने संस्करण के आधार पर पहले से निर्मित एक नियम देख सकते हैं.

यहां से आप क्लिक करेंगे नए नियम बटन आपके पहले आउटलुक ईमेल नियम के साथ आरंभ करने के लिए। नियम विज़ार्ड संवाद पॉप अप होगा और यह आपको कुछ सामान्य नियम टेम्पलेट दिखाएगा.

ये सबसे आम हैं और शायद आप सभी की आवश्यकता होगी। सबसे आम नियम पहले सूचीबद्ध है, "किसी फ़ोल्डर से संदेशों को ले जाएँ"। आगे बढ़ो और इसे चुनें, फिर क्लिक करें आगामी.

आपको नीचे दी गई सूची बॉक्स पर ध्यान देना चाहिए जिसे "चरण 2:" कहा जाता है, नीचे कुछ रेखांकित पाठ के साथ रहता है। वास्तव में, आप सभी को नियम स्थापित करने के लिए क्या करना है, इसके लिए हाइपरलिंक पर क्लिक करें लोग या सार्वजनिक समूह तथा निर्दिष्ट ईमेल पता चुनने के लिए और जहाँ आप चाहते हैं कि वे ईमेल जाएँ.

फिर आप क्लिक कर सकते हैं समाप्त और आपने कल लिया। हालाँकि, यदि आप नियम को अधिक जटिल बनाना चाहते हैं, तो क्लिक करना होगा आगामी आपको पूरे बहुत अधिक विकल्प देगा:

जैसा कि आप शीर्ष सूची बॉक्स में विभिन्न स्थितियों की जांच करते हैं, तल पर नियम विवरण भी अधिक हाइपरलिंक के साथ आबाद होगा। आप ऐसे नियम भी बना सकते हैं, जो ईमेल बॉडी में विशिष्ट शब्दों की तलाश करते हैं और फिर उन ईमेल पर कार्रवाई करते हैं.

आपका अगला कार्य प्रत्येक हाइपरलिंक पर क्लिक करना है और संबंधित मूल्यों जैसे ईमेल पते, फ़ोल्डर्स आदि का चयन करना है। ऊपर दिए गए हमारे उदाहरण में, आप पर क्लिक करना चाहते हैं लोग या सार्वजनिक समूह और एक ईमेल पता चुनें.

फिर शब्द पर क्लिक करें निर्दिष्ट और उस फ़ोल्डर को ब्राउज़ करें जिसे आप ईमेल को स्थानांतरित या क्लिक करना चाहते हैं नया और एक नया फ़ोल्डर वर्तमान में हाइलाइट किए गए फ़ोल्डर के तहत बनाया जाएगा.

अब आप अपने नियम के लिए वास्तविक मानों के साथ नीचे का भाग अद्यतन देखेंगे.

जब आप अगला क्लिक करते हैं, तो आप नियम के लिए और अधिक कार्य निर्धारित कर सकते हैं। आप सामान्य रूप से इसे अकेले छोड़ सकते हैं यदि यह एक सरल नियम है, लेकिन यदि आप अन्य कार्य भी करना चाहते हैं जैसे ध्वनि बजाना, ईमेल को अग्रेषित करना, इसकी एक प्रति बनाना, ईमेल प्रिंट करना, दूसरा प्रोग्राम शुरू करना, स्क्रिप्ट चलाना, आदि , तो आप इस स्क्रीन पर वह सब कर सकते हैं.

क्लिक करें आगामी जब आप कर रहे हैं और आप के लिए लाया जाएगा अपवाद संवाद, जहाँ आप चुन सकते हैं कि आप किन शर्तों के लिए इस नियम को संसाधित नहीं करना चाहते हैं। जब तक आपके पास कुछ अद्वितीय मामले नहीं हैं, आप इसे खाली छोड़ सकते हैं, जो कि डिफ़ॉल्ट है.

अगला क्लिक करें और हम अंत में नियम विज़ार्ड के अंत तक पहुँच गए हैं! नियम को "मूव फ्रेंड्स ईमेल" जैसे नाम दें ताकि आपको पता चले कि जब आप इसे बाद में देखते हैं तो यह क्या करता है.

यदि आपके ईमेल में पहले से ही ईमेल हैं जो आपके नए नियम से मेल खाते हैं, तो बॉक्स को चेक करें "इनबॉक्स में पहले से मौजूद संदेशों पर इस नियम को चलाएं"। आप बाकी सब को डिफ़ॉल्ट के रूप में छोड़ सकते हैं और क्लिक कर सकते हैं समाप्त!

अब आप लोगों के लिए नियम बना सकते हैं, समाचार पत्र, बैंक / क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट और जो कुछ भी आप अपने आउटलुक ईमेल को अधिक कुशलता से प्रबंधित करना शुरू कर सकते हैं! का आनंद लें!