एक्सेल में डेटा को कैसे फ़िल्टर करें

मैंने हाल ही में बड़ी मात्रा में डेटा को आसानी से सारांशित करने के लिए एक्सेल में सारांश कार्यों का उपयोग करने के तरीके पर एक लेख लिखा था, लेकिन उस लेख ने कार्यपत्रक के सभी डेटा को ध्यान में रखा। क्या होगा यदि आप केवल डेटा के सबसेट को देखना चाहते हैं और डेटा के सबसेट को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहते हैं?

एक्सेल में, आप उन कॉलम पर फिल्टर बना सकते हैं जो उन पंक्तियों को छिपाएंगे जो आपके फ़िल्टर से मेल नहीं खाती हैं। इसके अलावा, आप केवल फ़िल्टर किए गए डेटा का उपयोग करके डेटा को सारांशित करने के लिए एक्सेल में विशेष फ़ंक्शन का भी उपयोग कर सकते हैं.

इस लेख में, मैं आपको एक्सेल में फिल्टर बनाने के लिए चरणों के माध्यम से चलूँगा और उस फ़िल्टर किए गए डेटा को सारांशित करने के लिए अंतर्निहित कार्यों का उपयोग भी करूँगा।.

एक्सेल में सिंपल फिल्टर्स बनाएं

Excel में, आप साधारण फ़िल्टर और जटिल फ़िल्टर बना सकते हैं। चलो सरल फिल्टर के साथ शुरू करते हैं। फ़िल्टर के साथ काम करते समय, आपको हमेशा शीर्ष पर एक पंक्ति होनी चाहिए जो लेबल के लिए उपयोग की जाती है। यह पंक्ति होना आवश्यक नहीं है, लेकिन यह फ़िल्टर के साथ काम करना थोड़ा आसान बना देता है.

ऊपर, मेरे पास कुछ नकली डेटा हैं और मैं इस पर एक फ़िल्टर बनाना चाहता हूं शहर स्तंभ। एक्सेल में, यह वास्तव में करना आसान है। आगे बढ़ो और पर क्लिक करें डेटा रिबन में टैब करें और फिर पर क्लिक करें फ़िल्टर बटन। आपको शीट पर डेटा का चयन करने की जरूरत नहीं है या पहली पंक्ति में क्लिक करें.

जब आप फ़िल्टर पर क्लिक करते हैं, तो पहली पंक्ति में प्रत्येक कॉलम में स्वचालित रूप से बहुत दाईं ओर एक छोटा ड्रॉपडाउन बटन जोड़ा जाएगा.

अब आगे बढ़ें और सिटी कॉलम में ड्रॉपडाउन एरो पर क्लिक करें। आपको कुछ अलग विकल्प दिखाई देंगे, जिन्हें मैं नीचे बताऊंगा.

शीर्ष पर, आप सिटी कॉलम में मूल्यों द्वारा सभी पंक्तियों को जल्दी से सॉर्ट कर सकते हैं। ध्यान दें कि जब आप डेटा को सॉर्ट करते हैं, तो यह संपूर्ण पंक्ति को स्थानांतरित करेगा, न कि केवल सिटी कॉलम के मानों को। यह सुनिश्चित करेगा कि आपका डेटा पहले की तरह ही बरकरार रहे.

इसके अलावा, आईडी नामक एक मोर्चे पर एक स्तंभ जोड़ना और इसे एक से एक नंबर पर जोड़ना अच्छा है, हालांकि आपके कार्यपत्रक में कई पंक्तियां हैं। इस तरह, आप हमेशा आईडी कॉलम को छाँट सकते हैं और अपना डेटा वापस उसी क्रम में प्राप्त कर सकते हैं, जैसा कि आपके लिए महत्वपूर्ण था, मूल रूप से.

जैसा कि आप देख सकते हैं, स्प्रेडशीट का सारा डेटा अब सिटी कॉलम के मानों के आधार पर सॉर्ट किया जाता है। अब तक, कोई पंक्तियाँ छिपी नहीं हैं। अब फ़िल्टर संवाद के निचले भाग में स्थित चेकबॉक्स पर एक नज़र डालते हैं। मेरे उदाहरण में, मेरे पास सिटी कॉलम में केवल तीन अद्वितीय मूल्य हैं और वे तीन सूची में दिखाई देते हैं.

मैंने आगे बढ़कर दो शहरों को अनियंत्रित किया और एक को छोड़ दिया। अब मेरे पास डेटा दिखाने की केवल 8 पंक्तियाँ हैं और बाकी सभी छिपे हुए हैं। आप आसानी से बता सकते हैं कि आप फ़िल्टर किए गए डेटा को देख रहे हैं यदि आप बाईं ओर पंक्ति संख्याओं की जांच करते हैं। कितनी पंक्तियाँ छिपी हुई हैं, इसके आधार पर आपको कुछ अतिरिक्त क्षैतिज रेखाएँ दिखाई देंगी और संख्याओं का रंग नीला होगा.

अब हम कहते हैं कि मैं परिणामों की संख्या को कम करने के लिए एक दूसरे स्तंभ पर फ़िल्टर करना चाहता हूं। कॉलम सी में, मेरे पास प्रत्येक परिवार में सदस्यों की कुल संख्या है और मैं केवल दो से अधिक सदस्यों वाले परिवारों के लिए परिणाम देखना चाहता हूं.

आगे बढ़ो और कॉलम सी में ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें और आप कॉलम में प्रत्येक अद्वितीय मान के लिए एक ही चेकबॉक्स देखेंगे। हालाँकि, इस मामले में, हम पर क्लिक करना चाहते हैं नंबर फिल्टर और फिर पर क्लिक करें से अधिक. जैसा कि आप देख सकते हैं, अन्य विकल्पों का एक गुच्छा भी है.

एक नया संवाद पॉप अप होगा और यहां आप फ़िल्टर के लिए मान टाइप कर सकते हैं। आप AND या OR फ़ंक्शन के साथ एक से अधिक मापदंड भी जोड़ सकते हैं। आप कह सकते हैं कि आप उन पंक्तियों को चाहते हैं जहाँ मान 2 से अधिक है और उदाहरण के लिए 5 के बराबर नहीं है.

अब मैं डेटा की सिर्फ 5 पंक्तियों के लिए नीचे हूं: केवल न्यू ऑरलियन्स से परिवार और 3 या अधिक सदस्यों के साथ। काफी आसान? ध्यान दें कि आप ड्रॉपडाउन पर क्लिक करके और फिर क्लिक करके किसी कॉलम पर फ़िल्टर आसानी से साफ़ कर सकते हैं "कॉलम नाम" से फ़िल्टर साफ़ करें संपर्क.

तो यह एक्सेल में सरल फिल्टर के लिए इसके बारे में है। वे उपयोग करने में बहुत आसान हैं और परिणाम बहुत सीधे हैं। अब चलो का उपयोग करते हुए जटिल फिल्टर पर एक नज़र डालें उन्नत फ़िल्टर संवाद.

एक्सेल में एडवांस्ड फिल्टर्स बनाएं

यदि आप अधिक उन्नत फ़िल्टर बनाना चाहते हैं, तो आपको इसका उपयोग करना होगा उन्नत फ़िल्टर संवाद। उदाहरण के लिए, मान लें कि मैं उन सभी परिवारों को देखना चाहता था जो न्यू ऑरलियन्स में रहते हैं और उनके परिवार में 2 से अधिक सदस्य हैं या क्लार्क्सविले में सभी परिवार जिनके परिवार में 3 से अधिक सदस्य हैं तथा केवल एक के साथ वाले .EDU ईमेल पता समाप्त करना। अब आप एक साधारण फ़िल्टर के साथ ऐसा नहीं कर सकते.

ऐसा करने के लिए, हमें एक्सेल शीट को थोड़ा अलग तरीके से सेटअप करना होगा। आगे बढ़ें और अपने डेटा के सेट के ऊपर कुछ पंक्तियाँ डालें और शीर्ष पंक्ति को पहली पंक्ति में कॉपी करें जैसे नीचे दिखाया गया है.

अब यहां बताया गया है कि उन्नत फ़िल्टर कैसे काम करते हैं। आपको सबसे पहले अपने मापदंड को शीर्ष पर स्थित कॉलम में टाइप करना है और फिर क्लिक करें उन्नत के तहत बटन छाँटें और फ़िल्टर करें पर डेटा टैब.

तो क्या वास्तव में हम उन कोशिकाओं में टाइप कर सकते हैं? ठीक है, तो चलिए अपने उदाहरण से शुरू करते हैं। हम केवल न्यू ऑरलियन्स या क्लार्क्सविले के डेटा को देखना चाहते हैं, तो चलिए उन कोशिकाओं को E2 और E3 में टाइप करते हैं.

जब आप विभिन्न पंक्तियों पर मान टाइप करते हैं, तो इसका अर्थ है OR। अब हम न्यू ऑरलियन्स परिवारों को दो से अधिक सदस्यों और क्लार्क्सविले परिवारों के साथ 3 से अधिक सदस्यों के साथ चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, टाइप करें > 2 C2 में और > 3 C3 में.

चूंकि> 2 और न्यू ऑरलियन्स एक ही पंक्ति में हैं, यह एक AND ऑपरेटर होगा। उपर्युक्त पंक्ति 3 के लिए भी यही सच है। अंत में, हम केवल .EDU समाप्त ईमेल पते वाले परिवारों को चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, बस टाइप करें * .edu डी 2 और डी 3 दोनों में। * प्रतीक का अर्थ है किसी भी संख्या में वर्ण.

ऐसा करने के बाद, अपने डेटासेट में कहीं भी क्लिक करें और फिर पर क्लिक करें उन्नत बटन। सूची रंगजब आप उन्नत बटन पर क्लिक करने से पहले उस पर क्लिक करते हैं, तो ई फ़ील्ड आपके डेटासेट को अपने आप समझ लेगा। अब दाईं ओर छोटे से छोटे बटन पर क्लिक करें मानदंड बटन.

A1 से E3 तक सब कुछ का चयन करें और फिर उन्नत फ़िल्टर संवाद पर वापस जाने के लिए उसी बटन पर फिर से क्लिक करें। ठीक पर क्लिक करें और आपका डेटा अब फ़िल्टर किया जाना चाहिए!

जैसा कि आप देख सकते हैं, अब मेरे पास केवल 3 परिणाम हैं जो उन सभी मानदंडों से मेल खाते हैं। ध्यान दें कि मानदंड सीमा के लिए लेबल को काम करने के लिए डेटासेट के लेबल के साथ बिल्कुल मेल खाना है.

आप स्पष्ट रूप से इस पद्धति का उपयोग करके बहुत अधिक जटिल प्रश्न बना सकते हैं, इसलिए अपने इच्छित परिणाम प्राप्त करने के लिए इसके साथ खेलें। अंत में, चलो फ़िल्टर किए गए डेटा पर समन कार्यों को लागू करने के बारे में बात करते हैं.

फ़िल्टर किए गए डेटा को सारांशित करना

अब हम कहते हैं कि मैं अपने फ़िल्टर किए गए डेटा पर परिवार के सदस्यों की संख्या का योग करना चाहता हूं, मुझे ऐसा करने के बारे में कैसे पता चलेगा? खैर, चलो पर क्लिक करके हमारे फ़िल्टर को साफ़ करें स्पष्ट रिबन में बटन। चिंता न करें, केवल उन्नत बटन को फिर से उन्नत बटन पर क्लिक करके और फिर से ठीक क्लिक करके उन्नत फ़िल्टर लागू करना बहुत आसान है.

हमारे डेटासेट के निचले भाग में, एक सेल जोड़ें संपूर्ण और फिर कुल परिवार के सदस्यों को योग करने के लिए एक योग फ़ंक्शन जोड़ें। मेरे उदाहरण में, मैंने सिर्फ टाइप किया है = SUM (C7: C31).

इसलिए अगर मैं सभी परिवारों को देखता हूं, तो मेरे पास कुल 78 सदस्य हैं। अब आगे बढ़ते हैं और हमारे उन्नत फ़िल्टर को फिर से देखते हैं और देखते हैं कि क्या होता है.

ओह! सही संख्या दिखाने के बजाय, 11, मुझे अभी भी कुल 78 दिखाई दे रहा है! ऐसा क्यों है? खैर, SUM फ़ंक्शन छिपी हुई पंक्तियों को अनदेखा नहीं करता है, इसलिए यह अभी भी सभी पंक्तियों का उपयोग करके गणना कर रहा है। सौभाग्य से, वहाँ कुछ फ़ंक्शन हैं जिनका उपयोग आप छुपी हुई पंक्तियों को अनदेखा करने के लिए कर सकते हैं.

पहला है SUBTOTAL. इससे पहले कि हम इनमें से किसी विशेष कार्य का उपयोग करें, आप अपने फ़िल्टर को साफ़ करना चाहेंगे और फिर फ़ंक्शन में टाइप करेंगे.

फ़िल्टर साफ़ हो जाने के बाद, आगे बढ़ें और टाइप करें = SUBTOTAL ( और आपको विकल्पों के एक समूह के साथ एक ड्रॉपडाउन बॉक्स दिखाई देना चाहिए। इस फ़ंक्शन का उपयोग करते हुए, आप पहले किसी संख्या का उपयोग करना चाहते हैं, उस प्रकार का सारांश फ़ंक्शन चुनें.

हमारे उदाहरण में, मैं उपयोग करना चाहता हूं योग, इसलिए मैं नंबर 9 में टाइप करूंगा या बस ड्रॉपडाउन से उस पर क्लिक करूंगा। फिर एक अल्पविराम टाइप करें और कोशिकाओं की श्रेणी चुनें.

जब आप एंटर दबाते हैं, तो आपको देखना चाहिए कि 78 का मान पहले जैसा ही है। हालाँकि, यदि आप अब फ़िल्टर फिर से लागू करते हैं, तो हम 11 देखेंगे!

अति उत्कृष्ट! ठीक यही हम चाहते हैं। अब आप अपने फ़िल्टर समायोजित कर सकते हैं और मान हमेशा केवल उन पंक्तियों को प्रतिबिंबित करेगा जो वर्तमान में दिखाई दे रही हैं.

दूसरा फ़ंक्शन जो बहुत अधिक कार्य करता है, जैसा कि SUBTOTAL फ़ंक्शन है समग्र. अंतर केवल इतना है कि AGGREGATE फ़ंक्शन में एक और पैरामीटर है जहां आपको यह निर्दिष्ट करना होगा कि आप छिपी हुई पंक्तियों को अनदेखा करना चाहते हैं.

पहला पैरामीटर वह समन फ़ंक्शन है जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं और SUBTOTAL के साथ, 9 SUM फ़ंक्शन का प्रतिनिधित्व करता है। दूसरा विकल्प यह है कि आपको छिपी हुई पंक्तियों को अनदेखा करने के लिए 5 में लिखना होगा। अंतिम पैरामीटर समान है और कोशिकाओं की श्रेणी है.

आप AGGREGATE फ़ंक्शन और अन्य फ़ंक्शन जैसे MODE, MEDIAN, AVERAGE, आदि का उपयोग करने के तरीके के बारे में जानने के लिए सारांश कार्यों पर मेरा लेख भी पढ़ सकते हैं।.

उम्मीद है, यह लेख आपको एक्सेल में फिल्टर बनाने और उपयोग करने के लिए एक अच्छा शुरुआती बिंदु देता है। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो एक टिप्पणी पोस्ट करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। का आनंद लें!