Excel AutoRecover और AutoBackup सुविधाओं का उपयोग कैसे करें

यह हमेशा एक भयानक त्रासदी होती है जब कोई व्यक्ति कुछ महत्वपूर्ण खो देता है जो वे काम कर रहे थे क्योंकि वे अपने दस्तावेज़ को ठीक से नहीं बचाते थे। यह एक्सेल और वर्ड यूजर्स के बारे में सोचने से ज्यादा बार होता है!

सौभाग्य से, Microsoft ने पिछले कुछ संस्करणों में बहुत सारी सुविधाएँ जोड़ी हैं, जो क्रैश, पावर आउटेज, आकस्मिक विलोपन आदि के कारण डेटा खोने की संभावना को कम करने में मदद करते हैं। एक फीचर को AutoRecover कहा जाता है और दूसरा, कम-ज्ञात फीचर, को AutoBackup कहा जाता है.

इस लेख में, मैं दोनों विकल्पों को कॉन्फ़िगर करने के तरीके के बारे में बात करूंगा ताकि आपका डेटा यथासंभव सुरक्षित रहे। मैं यह भी उल्लेख करना चाहूंगा कि Office के नवीनतम संस्करण आपको सीधे OneDrive पर दस्तावेज़ सहेजने की अनुमति देते हैं, जो कि विचार करने के लिए एक अच्छा विकल्प है क्योंकि आप अभी भी अपने काम को एक्सेस कर पाएंगे, भले ही आपकी हार्ड ड्राइव विफल हो जाए.

Excel AutoRecover

स्वतः पुनर्प्राप्ति सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होती है और मूल रूप से आपके दस्तावेज़ को एक निर्धारित समय अंतराल के बाद अस्थायी स्थान पर स्वचालित रूप से सहेजती है। AutoRecover सेटिंग देखने के लिए, पर क्लिक करें फ़ाइल और फिर विकल्प.

पर क्लिक करें बचाना बाएं हाथ के मेनू में और आपको नीचे AutoRecover विकल्प दिखाई देगा कार्यपुस्तिका सहेजें.

डिफ़ॉल्ट रूप से, AutoRecover जानकारी हर 10 मिनट में सहेजी जाती है। अंतराल के अलावा, डेटा सहेजने से पहले एक्सेल को 30 सेकंड के लिए निष्क्रिय होना पड़ता है। इसके अलावा, स्वतः सहेजे गए जानकारी में सहेजा गया है स्वतः पुनर्प्राप्ति फ़ाइल स्थान यहाँ सूचीबद्ध है। तो यह कैसे काम करता है? असल में, मान लें कि आपके पास नीचे की तरह एक वर्कशीट है और आपने इसे सहेज लिया है.

अब हम कहते हैं कि मैं एक्सेल स्प्रेडशीट में निम्नलिखित डेटा जोड़ता हूं और अपने दस्तावेज़ को सहेजे बिना लगभग 10 मिनट प्रतीक्षा करता हूं। चूंकि AutoRecover अंतराल 10 मिनट के लिए सेट है, इसलिए आपको डेटा को सहेजने के लिए कम से कम इंतजार करना होगा.

मेरे मामले में, मैंने टास्क मैनेजर खोलकर और एक्सेल प्रक्रिया को मारकर एक एक्सेल क्रैश का अनुकरण किया। उसके बाद, मैंने एक्सेल को फिर से खोल दिया और तुरंत एक विकल्प देखा जिसे कहा जाता है बरामद फाइलें दिखाएं.

यदि आप उस पर क्लिक करते हैं, तो यह एक्सेल फ़ाइलों की एक सूची लाएगा जो पुनर्प्राप्त की जा सकती हैं। मेरे मामले में, इसकी मूल फ़ाइल थी, जिसमें सिर्फ A1 और A2 में डेटा था, और इसमें AutoRecovered फ़ाइल भी थी, जिसमें वह डेटा शामिल था जिसे मैंने डिस्क में सहेजा नहीं था.

सूची के किसी भी आइटम पर क्लिक करने से उस विशेष फ़ाइल में डेटा दिखाने वाले एक्सेल का एक और उदाहरण खुल जाएगा। कुल मिलाकर, यह उन समयों के लिए वास्तव में उपयोगी सुविधा है जब आपने अपना सारा काम नहीं बचाया था, लेकिन एक्सेल अप्रत्याशित रूप से समाप्त हो गया.

इस सुविधा के लिए प्रमुख नकारात्मक पहलू यह है कि AutoRecover डेटा आपकी फ़ाइल के समान हार्ड ड्राइव पर संग्रहीत होता है, इसलिए यदि आपकी हार्ड ड्राइव पर कुछ होता है, तो सब कुछ चला जाएगा। आप ऊपर दिए गए सेटिंग्स में स्थान को एक अलग हार्ड ड्राइव या यहां तक ​​कि एक नेटवर्क स्थान पर बदल सकते हैं, जिसकी मैं अत्यधिक अनुशंसा करता हूं.

ध्यान दें कि निम्नलिखित परिस्थितियों में स्वतः पुनर्प्राप्ति जानकारी को एक्सेल द्वारा स्वचालित रूप से हटा दिया जाता है:

1. आप फ़ाइल को मैन्युअल रूप से या उपयोग करके सहेजते हैं फ़ाइल - के रूप रक्षित करें.
2. आप फ़ाइल को बंद कर देते हैं या एक्सेल छोड़ देते हैं (चाहे आप फ़ाइल को सेव करें या नहीं)
3. आप स्वतः पुनर्प्राप्ति पूरी तरह से या केवल कार्यपुस्तिका के लिए बंद कर देते हैं

इसलिए मूल रूप से, जब भी आप फ़ाइल को सेव करते हैं, तो यह ऑटोरैकोवर डेटा से छुटकारा पा लेता है। इसके अलावा, यदि आप मैन्युअल रूप से एक्सेल को छोड़ देते हैं और डेटा को बचाने के लिए नहीं चुनते हैं, तो यह ऑटोरेकवर डेटा को हटा देगा। इस सुविधा का उपयोग करते समय बस इसे ध्यान में रखें। यदि आप एक भारी एक्सेल उपयोगकर्ता हैं, तो मैं सुझाव दूंगा कि 10 के बजाय 2 या 3 मिनट में AutoRecover अंतराल सेट करें.

ऑटो बैकअप

एक और विशेषता जो बहुत से लोगों को वास्तव में इसके बारे में नहीं पता है वह है ऑटोबैक। इसका उपयोग करने के लिए, आपको सबसे पहले जाना होगा और अपनी फ़ाइल को सहेजना होगा बचाना संवाद बॉक्स। यदि आपके पास पहले से ही सहेजा गया Excel दस्तावेज़ है, तो पर जाएँ फ़ाइल और फिर के रूप रक्षित करें और एक स्थान चुनें। जब आप ऐसा करते हैं, तो यह लाएगा के रूप रक्षित करें संवाद.

संवाद में, पर क्लिक करें उपकरण बटन जो बाईं ओर है बचाना बटन। आपको कुछ विकल्प दिखाई देंगे, जिनमें से एक है आम विकल्प. जब आप उस पर क्लिक करते हैं, तो एक छोटी विंडो कुछ और विकल्पों के साथ दिखाई देगी.

आगे बढ़ें और जांच करें हमेशा बैकअप बनाएं डिब्बा। ओके पर क्लिक करें और अब जब आप फ़ाइल को सेव करते हैं, तो एक एक्सेल बैकअप फ़ाइल भी .XLK एक्सटेंशन के साथ बनाई जाएगी। ध्यान दें कि पहली बार जब आप ऐसा करते हैं, तो फाइलें बिल्कुल समान होंगी। यदि आप मूल फ़ाइल में संपादन करते हैं और फिर उसे सहेजते हैं, तो बैकअप फ़ाइल अभी भी वही (मूल डेटा) रहेगी। तीसरी बार जब आप इसे सहेजते हैं, हालांकि, बैकअप फ़ाइल को दूसरी बचत तक की जानकारी के साथ अपडेट किया जाएगा.

मूल रूप से, बैकअप फ़ाइल वर्तमान संस्करण के पीछे हमेशा एक संस्करण होता है। इसलिए यदि आपने परिवर्तनों का एक गुच्छा बनाया है, तो अपनी फ़ाइल को सहेजा है और फिर उस संस्करण में वापस जाना चाहते हैं जिसमें उन परिवर्तन नहीं थे, आप बस बैकअप फ़ाइल को खोल सकते हैं.

फ़ाइल को मूल फ़ाइल के रूप में उसी स्थान पर सहेजा गया है और इसे बदलने का कोई तरीका प्रतीत नहीं होता है। यह सुविधा आपके दस्तावेज़ में बहुत सारी सुरक्षा नहीं जोड़ती है, लेकिन कुछ परिस्थितियों में यह अच्छी है.

एक्सेल में इन बैकअप और रिकवरी फीचर्स को सक्षम करने से आपको महत्वपूर्ण डेटा को खोने से बचाने की उम्मीद होगी। क्लाउड स्टोरेज (जैसे वनड्राइव) का उपयोग करने के लिए एक अतिरिक्त सुरक्षा जाल के रूप में आपके कंप्यूटर के खराब होने की स्थिति में हमेशा एक अच्छा विकल्प है। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक टिप्पणी करें। का आनंद लें!