आपकी फ़ाइलों को नियंत्रण में रखने के 5 प्रभावी तरीके

आपका कंप्यूटर एक डिजिटल जंगल है। एक साफ सुथरा डिज़ाइन वर्कप्लेस लेना और इसे एक बड़ी गड़बड़ी में बदलना बहुत आसान है। बहुत सारी फाइलें हैं, और वे सभी जगह हैं। डिजाइन फ़ाइलों को आप की जरूरत है खोजने के लिए असंभव के पास हो जाते हैं। तो आप अपनी फ़ाइलों को नियंत्रण से बाहर रखने से कैसे बचते हैं? खैर, आप भाग्य में हैं, क्योंकि वहाँ है अपनी फ़ाइलों को नियंत्रण में रखने के 5 प्रभावी तरीके.

लेकिन पहले: हमारे कंप्यूटर और डिज़ाइन की फाइलें इतनी आसानी से नियंत्रण से बाहर क्यों हो जाती हैं? एक ही कारण इतने सारे लोगों के पास गंदे कमरे और अव्यवस्थित अलमारी और भौतिक कार्य स्थान हैं। 100 से गुणा करें, क्योंकि कंप्यूटर डिज़ाइन फ़ाइलों को बनाना बहुत आसान है, जो भौतिक स्थान नहीं लेते हैं.

सौभाग्य से, यह आपके कंप्यूटर और डिज़ाइन फ़ाइलों को नियंत्रण में रखने के लिए कठिन नहीं है। सामान्य ज्ञान की एक चुटकी जोड़ें, आत्म अनुशासन के पानी का छींटा मिलाएं, और दोहराएं, दोहराएं, दोहराएं। चिंता न करें - यह जितना लगता है उससे अधिक काम लगता है। बस इसे अपने दांतों को ब्रश करने के लिए बराबर करें: एक बार जब आप इन चीजों को करने की आदत डाल लेते हैं, तो आप इसे नोटिस भी नहीं करेंगे। आप स्वाभाविक रूप से अपने कंप्यूटर और डिज़ाइन फ़ाइलों को नियंत्रण में रखेंगे.

ठीक है, आगे की हलचल के बिना, यहाँ हैं अपनी फ़ाइलों को नियंत्रण में रखने के 5 प्रभावी तरीके.

1. पुरानी और अनावश्यक फ़ाइलों को बेरहमी से हटा दें

(मिक्सी लोरेंजो द्वारा छवि)

यह स्पष्ट रूप से माथे पर थप्पड़ मारने वाला लग सकता है, लेकिन कभी-कभी सबसे सामान्य ज्ञान के चरणों की अनदेखी की जाती है। किसी भी उत्पादकता सॉफ्टवेयर को भूल जाओ, और वर्कफ़्लोज़ को व्यवस्थित करने वाली फ़ाइल, और किसी भी अन्य पॅट-ऑन-बैक उत्पादकता बकवास: बस पुरानी और अनावश्यक फ़ाइलों को हटा दें.

यह आपके कमरे की सफाई या आपकी भौतिक फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के समान है। आप अपने सामान के माध्यम से जाते हैं, और जब किसी आइटम को देखते हैं, तो आप तय करते हैं: क्या यह कुछ महत्वपूर्ण है? यदि नहीं, तो आप इसे बेरहमी से फेंक देते हैं. ऐसा इसलिए है आप कैसे व्यवस्थित रहें: आपके पास मौजूद सामान की संख्या को कम करके। कोई ट्रिक या रहस्य नहीं.

जब आपके कंप्यूटर की डिज़ाइन फ़ाइलें आती हैं तो यह विधि अलग नहीं होती है। जब आपकी फ़ाइलों के माध्यम से जा रहा है, तो तय करें कि क्या प्रत्येक अभी भी किसी महत्वपूर्ण चीज के लिए प्रासंगिक है। यदि यह नहीं है, तो बेरहमी से इसे हटा दें - आपको इसकी फिर से आवश्यकता नहीं होगी, और यह सिर्फ आपके डिजिटल कार्य स्थान को अव्यवस्थित कर रहा है। आमतौर पर ये फाइलें पुराने प्रोजेक्ट फाइलें जैसे ग्राफिक्स और डिजाइन के पुराने ड्राफ्ट और पुरानी वेबसाइट फाइलें होती हैं.

यह अच्छा है और सभी, लेकिन आपको पुरानी और अनावश्यक फ़ाइलों को बेरहमी से कब हटाना चाहिए? आखिरकार, व्यावहारिक रूप से हर कोई अपने कमरे की सफाई से नफरत करता है.

ठीक उसी तरह, जिस तरह से आप कम से कम अपने कमरे की सफाई का समय निर्धारित कर सकते हैं, जैसे ही आप इसका सामना करते हैं, किसी वस्तु की देखभाल करते हैं, इसलिए आपको यह भी तय करना चाहिए कि क्या आपको किसी फाइल को एनकाउंटर करते समय हटाने की जरूरत है। जो हमें # 2 की ओर ले जाता है ...

2. आप जिन फाइलों का एनकाउंटर करते हैं, उन पर तुरंत कार्रवाई करें

(जॉन ब्रिटन द्वारा छवि)

अपने कंप्यूटर डिजाइन फ़ाइलों की छंटाई और सफाई करने से बचने का सबसे अच्छा तरीका यह नहीं है कि यह आवश्यक हो। हर बार जब आप किसी फ़ाइल का सामना करते हैं, तो उस पर तुरंत कार्रवाई करें.

लेकिन आप कोई संदेह नहीं है कि एक व्यस्त दोस्त या लड़की है। आपको चीजें करनी हैं, करने के लिए स्थान हैं। आप वह सब कुछ नहीं छोड़ सकते जो आप कर रहे हैं और आपके द्वारा सामना की जाने वाली प्रत्येक फ़ाइल का ध्यान रखें। तो आप कैसे तय करते हैं कि कब कार्रवाई करनी है? 5 मिनट के नियम का उपयोग करें: यदि फ़ाइल पर तत्काल कार्रवाई करने में 5 मिनट या उससे कम समय लगेगा, तो जैसे ही आप इसका सामना करेंगे, इसका ध्यान रखें.

जाना पहचाना? यह है क्योंकि यह है “प्रभावित” डेविड एलन की लोकप्रिय पुस्तक द्वारा जीटीडी: हो रही चीजें. इसमें, वह कहता है कि आप किसी कार्य की तुरंत देखभाल करके एक लंबी टू-डू सूची को जमा करने से बच सकते हैं, जब तक आप इसे मिनटों से अधिक नहीं लेंगे।.

यह आपके कंप्यूटर डिज़ाइन फ़ाइलों पर भी लागू होता है:

• एक आधा तैयार लोगो मिला? इसे लपेटें और इसे भेजें.
• लगभग कोड के एक टुकड़े के साथ किया? इसे खत्म करो.
• उन फ़ाइलों का एक समूह रखें जिनके बारे में आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपको अब और आवश्यकता है? यदि आवश्यक हो, तो उनके माध्यम से जाएं, निर्णय लें और हटाएं.

इसलिए # 1 और # 2 आपकी फ़ाइलों को नियंत्रण में रखने में मदद करता है। लेकिन एक और आवश्यक तत्व है, जो है ...

3. संभव के रूप में कुछ फ़ोल्डर्स के रूप में है

(स्टीव रयान द्वारा छवि)

अपने प्रकार के काम के लिए केवल कुछ फ़ोल्डर्स बनाएं, और यथासंभव सामान्य श्रेणी के साथ रहें। अनगिनत फ़ोल्डरों के टूटने (जैसे 'वैक्टर' या 'फोटोशॉप' या जो भी हो) के बजाय, बस 'लोगो' और 'वेबसाइट' जैसी चीजें हैं। या आपके पास प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए फ़ोल्डर हो सकते हैं, और किसी भी प्रकार की फ़ाइल जो इससे संबंधित है, वहां जाती है.

यह क्यों? दो कारण:

1. कोई अनिर्णय पक्षाघात: फ़ाइल एक लोगो, वेबसाइट सामान, या एक परियोजना का हिस्सा है? बस इसे संबंधित फ़ोल्डर में फेंक दें और उसके साथ किया जाए.
2. एंटी-बहुत-कई-फ़ाइल फ़िल्टर: जब आप फ़ोल्डर को बहुत अधिक फ़ाइलों से भरते हुए देखते हैं, तो आप पुराने और अनावश्यक को हटाने के लिए अधिक इच्छुक होंगे। अपने कमरे में बहुत अधिक सामान देखने के बजाय, इसे दराज और अन्य कमरों में छिपाने के बजाय.

फ़ोल्डर नाम और श्रेणियों के साथ बहुत विशिष्ट होने से बचें. जितना अधिक विशिष्ट आप एक फ़ोल्डर का नाम देते हैं, उतनी अधिक श्रेणियां आपके पास होंगी। और अधिक श्रेणियों के साथ, आपको यह तय करना होगा कि नई फ़ाइल कहाँ जाती है। संभावना है कि यह बड़े करीने से उनमें से किसी एक में फिट नहीं होगा, इसलिए आप मनमाने ढंग से एक को चुनेंगे। फिर जब अधिक फ़ाइलों को व्यवस्थित करने का समय होता है, तो आप पिछली बार इसी तरह की फ़ाइल के साथ किस श्रेणी में चुनते हैं, इसके बारे में सोचेंगे। स्पष्ट रूप से यह नहीं जानना कि प्रत्येक फ़ाइल किस श्रेणी की है.

सिर्फ कुछ टैगिंग सिस्टम का उपयोग क्यों नहीं करते? तब आप फ़ोल्डर्स के साथ पूरी तरह से दूर कर सकते हैं, है ना? जबकि सिद्धांत रूप में यह काम करना चाहिए, वास्तव में यह आपको कई फाइलें बनाने और रखने के लिए प्रोत्साहित करेगा.

यहाँ क्या होगा:

1. आप अपनी प्रारंभिक फ़ाइलों को टैग करते हैं, यह महसूस करते हुए कि आप टैग के माध्यम से आसानी से खोज कर पाएंगे.
2. आप बहुत सारे टैग बनाकर टैग के साथ उदार हो जाते हैं जो बहुत विशिष्ट हैं - यह अनिर्णय पक्षाघात के कारण है, क्योंकि आप दो टैग के बीच चयन नहीं कर सकते थे और विशेष रूप से उस एक फ़ाइल के लिए एक नया बनाने का फैसला किया था.
3. आपके पास बहुत सारे टैग होते हैं जो सामान खोजने के लिए भारी पड़ जाते हैं.
4. क्या बुरा है क्योंकि आपने अपनी फ़ाइल की संख्या कम रखने की आवश्यकता महसूस नहीं की है, अब आपके पास अधिक फ़ाइलें हैं यदि वे लगातार देखे गए सामान्य फ़ोल्डर में दिखाई दे रहे थे।.

4. खाई ऑटो-आयोजन सुविधाएँ

(मार्क सेबेस्टियन द्वारा छवि)

ऑटो-ऑर्गेनाइजिंग फीचर्स (आइट्यून्स का ऑटो-रीनेम-एंड-सॉर्ट फीचर लेकिन सभी फाइलों पर लागू किया गया) फाइलों को नियंत्रण में रखने की दासता है। वे उदार फ़ाइल निर्माण और बचत को प्रोत्साहित करते हैं। हालांकि यह पहली बार में ठीक लगता है, आपके पास जितनी अधिक फाइलें हैं, उतना ही कम आपको पता होगा कि सब कुछ कहां है.

जब वे पुराने या अनावश्यक हों तो केवल फाइलें क्यों न हटाएं? स्वतः-व्यवस्थित करने की सुविधा आपको नष्ट न करने के लिए प्रोत्साहित करेगी। जीमेल की कभी भी डिलीट-जस्ट-सर्च सुविधा की तरह। लेकिन ईमेल के विपरीत, जहां आपके पास केवल एक प्रकार की सामग्री (पाठ) है और इस प्रकार खोज करना आसान है, आपकी फ़ाइलों को इस तरह खोजना मुश्किल है। सामग्री के अंदर खोजने का कोई सरल तरीका नहीं है, विशेष रूप से दृश्य और ऑडियो फ़ाइलों के लिए। तो केवल एक चीज जिसे आपको काम करना है, वह है फ़ाइल नाम और शायद कुछ मेटा विवरण इस पर टैग किया गया है। यह फ़ाइल अधिभार के लिए एक नुस्खा है.

किसी भी ऑटो-आयोजन सुविधाओं का उपयोग न करके, आप अपनी बनाई हर फ़ाइल के लिए जवाबदेह होंगे। आप इसे देखेंगे और कम से कम एक बार इस पर ध्यान देंगे, इसलिए आप अपने कंप्यूटर पर प्रत्येक फ़ाइल के बारे में अधिक जागरूक होंगे। इस तरह, जब आपकी फ़ाइलें नियंत्रण से बाहर हो रही हों, तब आपको बेहतर अनुभव मिलेगा - और जब आपको बेरहमी से हटाने की आवश्यकता हो.

5. जब संभव हो तो फ़ाइलें संकलित करें

(एल्डो गोंजालेज द्वारा छवि)

यह एक सरल है। यदि आप किसी तरह दो या अधिक फ़ाइलों को एक में समेकित कर सकते हैं, तो स्वाभाविक रूप से आपके पास कम फाइलें होंगी। और कम फाइलें कम अव्यवस्था के बराबर होती हैं.

फ़ाइलों को समेकित करने का अन्य लाभ यह है कि आप जो खोज रहे हैं उसे ढूंढना आसान हो जाता है। आपकी फाइलें अधिक व्यवस्थित हो जाती हैं। कैसे? आपके पास स्वाभाविक रूप से सभी सामग्री एक फ़ाइल में होगी, इसलिए एक ही परियोजना से संबंधित कई फ़ाइलों का शिकार करने की आवश्यकता नहीं है.

आप अपनी फ़ाइलों को कैसे समेकित करते हैं?

• पाठ के लिए, मुख्य सामग्री से संबंधित सामग्री को केवल एक मुख्य पाठ फ़ाइल में कॉपी / पेस्ट करें.
• दृश्य डिजाइन के लिए, आप विभिन्न तत्वों और विविधताओं को एक मुख्य ग्राफिक फ़ाइल में कॉपी / पेस्ट कर सकते हैं.

हर प्रमुख और लघु ग्राफिक्स ऐप परतों और उनके लेबलिंग और समूहन का समर्थन करता है, इसलिए इसका लाभ उठाएं। यह एक लोगो की विविधता हो सकती है, या एक बड़े डिज़ाइन के कई पहलू - सभी एक ग्राफिक्स फ़ाइल में.

दी गई, हर प्रकार की फ़ाइल या सामग्री को समेकित नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए कोड। तो इसीलिए ऊपर शीर्षक दिया गया है “जब संभव” - सबसे अच्छा आप कर सकते हैं, और किसी भी राशि जो फ़ाइलों की संख्या को कम करने में मदद करती है वह शुद्ध लाभ है.

प्रभावी ढंग से अपनी फ़ाइलों को नियंत्रण में रखें

उम्मीद है कि ये 5 तरीके सिर्फ कुछ उत्पादकता अश्लील नहीं थे: वास्तविक काम करने से बचने के लिए पढ़ने वाली चीजें जो आपको अपने जीवन में वांछित परिणाम देती हैं। नहीं, ये उद्देश्यपूर्ण चीजें हैं जिन्हें आप अपने कंप्यूटर और डिज़ाइन फ़ाइलों को नियंत्रण से बाहर रखने के लिए अब लागू करना शुरू कर सकते हैं।.

कोई भी सक्रिय रूप से अपने कंप्यूटर और डिज़ाइन फ़ाइलों को व्यवस्थित और प्रबंधित नहीं करना चाहता है। तो ये 5 तरीके आपको उन आदतों को बनाने में मदद करेंगे जो ऐसा करने की ज़रूरत से बचेंगे। और किसी भी आदतों के साथ, सबसे महत्वपूर्ण बात सिर्फ उन्हें करना शुरू करना है.

अपनी फ़ाइलों को नियंत्रण में रखने के लिए यहां 5 प्रभावी तरीके हैं:

1. पुरानी और अनावश्यक फ़ाइलों को बेरहमी से हटा दें
2. आपके द्वारा सामना की जाने वाली फ़ाइलों पर तत्काल कार्रवाई करें
3. संभव के रूप में कुछ फ़ोल्डर्स हैं
4. खाई ऑटो-आयोजन सुविधाएँ
5. जब संभव हो तो फ़ाइलों को समेकित करें

आपकी बारी: किन अन्य तरीकों से आपको अपने कंप्यूटर और डिज़ाइन फ़ाइलों को प्रभावी रूप से नियंत्रण में रखने में मदद मिली है?

संपादक की टिप्पणी: इस पोस्ट के द्वारा लिखा गया है ओलेग मोखोव Hongkiat.com के लिए। ओलेग मोखोव दुनिया का सबसे मोबाइल इलेक्ट्रॉनिक संगीतकार, एक वेब और विज़ुअल डिज़ाइन उत्साही और प्रीमियम रॉयल्टी फ्री म्यूज़िक स्टोर साउंडट्रैस्टर का सह-संस्थापक है.