सामान्य लेआउट और स्वरूपण सुनिश्चित करने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करना

Microsoft Word टीम सेटिंग में दस्तावेज़ों पर काम करने के लिए एक बढ़िया उपकरण है। कई विशेषताएं हैं जो आसान सहयोग का समर्थन करती हैं, जिसमें टेम्प्लेट, परिवर्तन और संशोधन ट्रैकिंग, टिप्पणियां, दस्तावेजों को प्रतिबंधित करना और उनकी सुरक्षा करना और दस्तावेजों की तुलना और विलय करना शामिल है।.

1. सामान्य लेआउट और स्वरूपण सुनिश्चित करने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करना
2. एक दस्तावेज़ के लिए किए गए परिवर्तन का ट्रैक रखना
3. दस्तावेज़ में टिप्पणियों को बदलने के लिए टिप्पणियों का उपयोग करना
4. दस्तावेजों और टेम्पलेट्स को प्रतिबंधित करना और उनकी सुरक्षा करना
5. संस्करण, तुलना, और दस्तावेजों का संयोजन

वर्ड के सहयोग उपकरण आपको उन चीज़ों को पूरा करने की अनुमति देते हैं जो 20 साल पहले भी सब कुछ छपाई की आवश्यकता होती थीं, इसे एक समीक्षक या समीक्षकों के पास भेजना, जहां वे तब स्याही में सब कुछ चिह्नित करते हैं, और फिर इसे वापस आपको सौंप देंगे। । फिर आप अपने बदलाव करेंगे, इसे फिर से छापेंगे, और समीक्षाओं के एक और दौर के लिए इसे वापस सौंपेंगे। यह समय लेने वाली और बेकार दोनों है.

वर्ड के साथ, हालाँकि, आप दस्तावेज़ में टिप्पणियों और सुधारों को आसानी से बना सकते हैं, जबकि हर परिवर्तन को आसानी से ट्रैक कर सकते हैं ताकि हर कोई सहयोग कर सके कि यह कहाँ जा रहा है और यह कैसे आकार ले रहा है। इसे प्रिंट या हैंड ऑफ करने की जरूरत नहीं है। आप बस अपने काम को एक साझा फ़ोल्डर में सहेज सकते हैं या इसे ईमेल कर सकते हैं जिससे आपका कीमती समय बच सकता है!

इस श्रृंखला का उद्देश्य आपको Microsoft Word 2013 में सहयोग सुविधाओं के साथ परिचित और परिचित करना है, हालांकि हम जो भी चर्चा करते हैं, वह पूर्व संस्करणों में भी उपलब्ध होनी चाहिए। यह उपयोगी होने जा रहा है कि क्या आप बस एक कॉलेज के छात्र को अपना पेपर किसी और को प्रूफरीड, या एक बड़े प्रकाशन को संपादित करने के लिए सौंप रहे हैं, जो कई संशोधनों और समीक्षकों के माध्यम से पारित होगा.

टेम्प्लेट और दस्तावेज़

टीम सेटिंग में सहयोग करते समय, सभी को लगातार प्रारूपण का उपयोग करना आवश्यक है। आप आसानी से टेम्पलेट का उपयोग करके इसे पूरा कर सकते हैं.

उदाहरण के लिए, आप टेम्पलेट में सभी शैलियों और स्वरूपण को परिभाषित कर सकते हैं, दस्तावेज़ को टेम्पलेट संलग्न कर सकते हैं, और दस्तावेज़ पर काम करने वाले सभी को टेम्पलेट वितरित कर सकते हैं। एक टेम्प्लेट अनिवार्य रूप से आपके दस्तावेज़ और काम करने के माहौल के लिए वर्ड गाइड है.

Word में प्रत्येक दस्तावेज़ एक टेम्पलेट पर आधारित है। जब भी आप वर्ड में एक नया डॉक्यूमेंट बनाते हैं, तब एक टेम्प्लेट अपने आप जुड़ जाता है, तब भी जब आप एक नया "ब्लैंक डॉक्यूमेंट" बनाते हैं।

टेम्पलेट पर आधारित नए दस्तावेज़ में सभी शैलियों और स्वरूपण हैं जिनकी आपको आवश्यकता है। इसमें मानक, बॉयलरप्लेट पाठ, शैली, शीर्षलेख, पादलेख, विशेष टूलबार और टेम्पलेट के आधार पर समान दस्तावेजों के लिए आवश्यक किसी भी अन्य सामान्य जानकारी शामिल हो सकती है। यदि आप दस्तावेज़ पर काम शुरू करने के बाद टेम्पलेट बना चुके हैं, तो आप किसी मौजूदा दस्तावेज़ के लिए एक टेम्पलेट भी संलग्न कर सकते हैं.

नोट: जब आप किसी मौजूदा दस्तावेज़ के लिए टेम्पलेट संलग्न करते हैं, तो पृष्ठ सेटअप जानकारी, जैसे पृष्ठ अभिविन्यास और मार्जिन, दस्तावेज़ पर लागू नहीं होती हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि आपके दस्तावेज़ के प्रत्येक भाग के लिए पृष्ठ सेटअप जानकारी भिन्न है, यदि आप अपने दस्तावेज़ को अनुभागों में विभाजित करते हैं। Word को पता नहीं है कि पेज सेटअप जानकारी को लागू करने के लिए कौन सा अनुभाग है.

इस कारण से, हम आपको एक सहयोगी सेटिंग में दस्तावेज़ पर काम करते समय आगे की योजना बनाने की सलाह देते हैं और उस दस्तावेज़ के लिए एक टेम्पलेट बनाते हैं जिसे आप उस पर काम शुरू करने से पहले नए दस्तावेज़ पर लागू कर सकते हैं.

सामान्य टेम्पलेट और कस्टम व्यक्तिगत टेम्पलेट

Word सामान्य टेम्पलेट के साथ स्थापित होता है और Office.com पर अधिक टेम्पलेट उपलब्ध होते हैं। आप अपनी पसंद के कई व्यक्तिगत टेम्पलेट भी बना सकते हैं। यदि आप एक अंतर्निहित या कस्टम टेम्पलेट नहीं चुनते हैं, तो Word स्वचालित रूप से आपको दस्तावेज़ में "normal.dotm" टेम्पलेट प्रदान करता है.

टेम्पलेट फ़ाइलों, DOTX और DOTM के लिए दो एक्सटेंशन का उपयोग किया जाता है। DOTX का उपयोग उन टेम्पलेट्स के लिए किया जाता है जो मैक्रोज़ का उपयोग नहीं करते हैं, और DOTM का उपयोग उन टेम्प्लेट के लिए किया जाता है जो करते हैं.

सामान्य टेम्पलेट "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates" फ़ोल्डर में स्थित है, साथ ही टेम्पलेट्स के साथ आप Office.com से डाउनलोड कर सकते हैं। अधिक जानकारी के लिए हमारे हाउ-टू गीक स्कूल की गाइड टू वर्ड 2013 फॉर्मेटिंग देखें.

नोट: इस श्रृंखला के दौरान, आप सोच रहे होंगे कि क्यों चित्र सभी ऊपरी अक्षरों के बजाय ऊपरी और निचले मामले (या शीर्षक मामले) में Word को टैब दिखाते हैं, क्योंकि यह आपके कंप्यूटर पर हो सकता है। टैब पर पूंजीकरण को बदलने की एक चाल है जिसे हम अपने लेख में समझाते हैं, ऑफिस 2013 के रिबन बार के कैपिटलाइज़ेशन को कैसे बदलें.

व्यक्तिगत टेम्पलेट का स्थान बदलें

सामान्य व्यक्तिगत टेम्पलेट और Office.com से डाउनलोड किए गए टेम्पलेट्स से अलग-अलग स्थान पर कस्टम व्यक्तिगत टेम्पलेट संग्रहीत किए जाते हैं। शब्द डिफ़ॉल्ट रूप से "C: \ Users \\ Documents \ Custom Office Templates" में व्यक्तिगत टेम्पलेट संग्रहीत करता है.

हालाँकि, इस स्थान को बदला जा सकता है। ऐसा करने के लिए, "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें.

"जानकारी" स्क्रीन के बाईं ओर आइटम की सूची में "विकल्प" पर क्लिक करें.

"वर्ड विकल्प" संवाद बॉक्स में, बाईं ओर आइटम की सूची में "उन्नत" पर क्लिक करें.

"सामान्य" अनुभाग में, "फ़ाइल स्थान" पर क्लिक करें।

"फ़ाइल स्थान" संवाद बॉक्स पर, फ़ाइल प्रकारों और स्थानों की सूची में "उपयोगकर्ता टेम्पलेट" चुनें और "संशोधित करें" पर क्लिक करें।

"स्थान संशोधित करें" संवाद बॉक्स में, उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें जिसमें आप अपने व्यक्तिगत टेम्पलेट्स को संग्रहीत करना चाहते हैं, इसे चुनें, और "ओके" पर क्लिक करें।

नया पथ "फ़ाइल स्थान" संवाद बॉक्स पर प्रदर्शित होता है। ओके पर क्लिक करें।"

"वर्ड ऑप्शन्स" डायलॉग बॉक्स को बंद करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें.

आपको व्यक्तिगत टेम्प्लेट के लिए डिफ़ॉल्ट स्थान भी निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है, इसलिए एक नया दस्तावेज़ बनाते समय आपको "न्यू" स्क्रीन पर अपने व्यक्तिगत टेम्प्लेट तक पहुंच प्राप्त होगी। ऐसा करने के लिए, "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें और "विकल्प" चुनें। इस बार, "विकल्प" संवाद बॉक्स पर, बाईं ओर सूची में "सहेजें" पर क्लिक करें।.

"दस्तावेज़ों को सहेजें" अनुभाग में, "फ़ाइल लोकेशन" संवाद बॉक्स में आपके द्वारा निर्दिष्ट उसी पथ को पहले "डिफ़ॉल्ट व्यक्तिगत टेम्प्लेट स्थान" एडिट बॉक्स में दर्ज करें और "ओके" पर क्लिक करें।