संस्करण, तुलना, और दस्तावेजों का संयोजन

इस Geek स्कूल श्रृंखला के अंतिम पाठ के लिए, हम Word में संस्करणों पर नज़र रखने और दस्तावेजों की तुलना और संयोजन के बारे में बात करने जा रहे हैं.

स्कूल की मान्यता

1. सामान्य लेआउट और स्वरूपण सुनिश्चित करने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करना
2. एक दस्तावेज़ के लिए किए गए परिवर्तन का ट्रैक रखना
3. दस्तावेज़ में टिप्पणियों को बदलने के लिए टिप्पणियों का उपयोग करना
4. दस्तावेजों और टेम्पलेट्स को प्रतिबंधित करना और उनकी सुरक्षा करना
5. संस्करण, तुलना, और दस्तावेजों का संयोजन

Word में संस्करण की सुविधा को Word के हाल के संस्करणों में हटा दिया गया था। Word 2013 में, Word में किसी दस्तावेज़ के पिछले संस्करणों तक पहुँचने का एकमात्र तरीका दस्तावेज़ के स्वचालित रूप से सहेजे गए (स्वतः सहेजे गए) संस्करणों को खोलना है। आप हाल ही में सहेजे गए दस्तावेज़ भी खोल सकते हैं। हालाँकि, Word में कोई औपचारिक संस्करण सुविधा नहीं है। हम आपको एक विकल्प दिखाएंगे जो आप आसानी से मुफ्त में वर्ड में जोड़ सकते हैं जो इस क्षमता को प्रदान करेगा.

यदि कई लोगों ने एक ही फ़ाइल की विभिन्न प्रतियों पर काम किया है, तो फ़ाइल की एक प्रति पर ट्रैक परिवर्तन सुविधा का उपयोग करने के बजाय, आप अंतर देखने के लिए फ़ाइल के दो संस्करणों की तुलना कर सकते हैं। शब्द में एक तुलना उपकरण है जो आपको दो फ़ाइलों की तुलना करने की अनुमति देता है, जब तक कि उनके पास अलग-अलग फ़ाइल नाम हों। हम आपको दिखाएंगे कि इस सुविधा का उपयोग कैसे करें और तुलना के परिणामों को कैसे पढ़ें.

दस्तावेजों की तुलना करने के अलावा, आप उनकी तुलना करने के बाद दस्तावेजों को जोड़ सकते हैं। हम आपको बताएंगे कि एक ही दस्तावेज़ के दो संस्करणों को कैसे मर्ज किया जाए और दो अलग-अलग दस्तावेज़ों को आसानी से कैसे मर्ज किया जाए, यदि किसी लेखक ने दस्तावेज़ के अलग-अलग हिस्सों पर काम किया हो.

एक बार सभी परिवर्तन किए जाने के बाद, आवश्यक तुलना की जाती है, और किए गए दस्तावेजों के संयोजन से, आप आसानी से Microsoft OneDrive का उपयोग करके अपने दस्तावेज़ को साझा कर सकते हैं। आप अन्य समीक्षकों के लिए दस्तावेज़ तक पहुँच प्रदान करने के लिए सहयोग प्रक्रिया में किसी भी बिंदु पर OneDrive का उपयोग कर सकते हैं.

एक दस्तावेज़ के संस्करणों का ट्रैक रखें

वर्ड में एक औपचारिक संस्करण सुविधा होती थी जो आपको दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करणों को दस्तावेज़ के भीतर सहेजने की अनुमति देती थी। वह सुविधा समाप्त हो गई है और जिस तरह से आप दस्तावेज़ के पिछले संस्करणों को पुनः प्राप्त कर सकते हैं वह ऑटो-सेव फीचर के माध्यम से या यदि उपलब्ध हो तो बिना सहेजे गए दस्तावेजों तक पहुँच के माध्यम से है।.

डिफ़ॉल्ट रूप से, Word अपने दस्तावेज़ को निश्चित अंतराल पर सहेजता है। यह ऑटो-सेव फीचर है। अपने दस्तावेज़ की पहले से सहेजी गई प्रतिलिपि पर वापस जाने के लिए, "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें और "संस्करण" के तहत सूची से एक "ऑटोसैव" आइटम चुनें।

आप Word में ऑटो-सेव सुविधा के लिए अंतराल को बढ़ा या घटा भी सकते हैं.

यदि आपने सहेजे बिना दुर्घटना से अपने दस्तावेज़ को बंद कर दिया है, या आपने शक्ति खो दी है और कंप्यूटर अप्रत्याशित रूप से बंद हो गया है, तो आप सहेजे गए दस्तावेज़ों को पुनर्प्राप्त कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें और "जानकारी" स्क्रीन पर "संस्करण प्रबंधित करें" बटन पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू से "पुनर्प्राप्त गैर-पंजीकृत दस्तावेज़" का चयन करें.

यदि कोई भी सहेजे नहीं गए फाइलें उपलब्ध थीं, तो वे प्रदर्शित होने वाले "ओपन" डायलॉग बॉक्स पर सूचीबद्ध होंगे.

वर्ड डॉक्यूमेंट के सेविंग वर्जन के लिए विकल्प

वर्ड में एक वर्जनिंग सिस्टम जोड़ने के लिए विकल्प हैं। एक वर्ड के लिए एक ऐड-इन है, जिसे सेव वर्जन कहा जाता है, और दूसरा एक प्लगइन है जो बाह्य संस्करण नियंत्रण कार्यक्रम के साथ काम करता है जिसे पेरफोर्स कहा जाता है.

सहेजें संस्करण ऐड-इन आपको फ़ाइल के भीतर से किसी Word दस्तावेज़ के गिने हुए संस्करणों को आसानी से सहेजने की अनुमति देता है.

Perforce एक संस्करण नियंत्रण कार्यक्रम है जो 20 उपयोगकर्ताओं तक मुफ्त में उपलब्ध है। वे Microsoft Office के लिए एक प्लगइन प्रदान करते हैं जो Microsoft Word, Excel, PowerPoint, और प्रोजेक्ट फ़ाइलों को प्रोग्रामों के भीतर से आसानी से संग्रहीत और प्रबंधित करने की अनुमति देता है।.

समान दस्तावेज़ के दो संस्करणों की तुलना करें

यदि कोई समीक्षक "ट्रैक परिवर्तन" सुविधा का उपयोग करना भूल गया है, और आपने इसे दस्तावेज़ में लॉक नहीं किया है, तो आप अभी भी दस्तावेज़ के दो संस्करणों की तुलना कर सकते हैं और तुलना के आधार पर परिवर्तनों को स्वीकार और अस्वीकार कर सकते हैं। आपको बस अपने मूल दस्तावेज और संशोधित दस्तावेज की आवश्यकता है। प्रत्येक फ़ाइल का एक अलग नाम होना चाहिए.

"तुलना" और "गठबंधन" सुविधाएँ समान हैं, लेकिन प्रत्येक का उद्देश्य है। यदि आपके पास केवल दो दस्तावेज हैं जिनकी आप तुलना करना चाहते हैं, और न ही किसी में ट्रैक किए गए परिवर्तन हैं, तो "तुलना" सुविधा का उपयोग करें। यदि आपके पास दो या अधिक दस्तावेज़ हैं जिनमें ट्रैक किए गए परिवर्तन हैं, और आपको इस बात पर नज़र रखने की ज़रूरत है कि किसने कब क्या बदला, तो इस पाठ में बाद में वर्णित "कम्बाइन" सुविधा का उपयोग करें।.

किसी दस्तावेज़ के मूल और संशोधित संस्करणों की तुलना करने के लिए, "समीक्षा" टैब के "तुलना" अनुभाग में "तुलना करें" पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "तुलना करें" चुनें।.

ध्यान दें: आप दो दस्तावेजों की तुलना नहीं कर सकते हैं यदि उनमें से कोई भी ट्रैक किए गए परिवर्तनों के लिए सुरक्षित है या किसी भी प्रकार का दस्तावेज़ संरक्षण लागू है। दस्तावेज़ों की तुलना जारी रखने के लिए दस्तावेज़ सुरक्षा निकालें। ट्रैक किए गए परिवर्तन सुविधा को अनलॉक करने के तरीके के बारे में जानकारी के लिए पाठ 2 देखें और दस्तावेज़ से फ़ॉर्मेटिंग और संपादन प्रतिबंध हटाने के बारे में जानकारी के लिए पाठ 4 और इसे खोलने के लिए एक दस्तावेज़ को सौंपा गया पासवर्ड।.

"दस्तावेज़ों की तुलना करें" संवाद बॉक्स में, ड्रॉप-डाउन सूची से "मूल दस्तावेज़" चुनें.

ड्रॉप-डाउन सूची से "संशोधित दस्तावेज़" चुनें। "संशोधित दस्तावेज़" के तहत, परिवर्तनों को लागू करने के लिए एक लेबल निर्दिष्ट करें ताकि आप यह जान सकें कि "लेबल परिवर्तनों के साथ" संपादन बॉक्स में उन्हें किसने बनाया है। यह उपयोगकर्ता का नाम हो सकता है या आपको जो भी पसंद हो.

अधिक विकल्पों तक पहुँचने के लिए "अधिक" पर क्लिक करें.

"तुलना सेटिंग्स" अनुभाग में, उन वस्तुओं का चयन करें जिन्हें आप दो दस्तावेजों में तुलना करना चाहते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी आइटम चयनित हैं.

नोट: "सम्मिलन और विलोपन" आइटम हमेशा धूसर हो जाता है और हमेशा जांचा जाता है। जब आप "तुलना" या "गठबंधन" का उपयोग करते हैं, तो सम्मिलन और विलोपन की हमेशा तुलना की जाएगी.

"शो में परिवर्तन" अनुभाग में, चरित्र की तुलना चरित्र ("चरित्र स्तर") या शब्द से शब्द ("शब्द स्तर") चुनें। "वर्ण स्तर" आपको सटीक परिवर्तन देखने की अनुमति देता है जो किए गए थे। उदाहरण के लिए, यदि मूल दस्तावेज में शब्द "टू" है और संशोधित दस्तावेज में शब्द "भी" है, जिसमें "ओ" जोड़ा गया है, तो "वर्ड लेवल" सेटिंग आपको दिखाएगी कि "को" से बदल दिया गया था " भी। "हालांकि," चरित्र स्तर "सेटिंग इस तथ्य को दर्शाती है कि एक" ओ "जोड़ा गया था.

डिफ़ॉल्ट रूप से, "तुलना करें" सुविधा नए दस्तावेज़ में बदलाव करती है, जैसा कि "दिखाएँ परिवर्तन" अनुभाग में दिखाया गया है। हालाँकि, आप "मूल दस्तावेज़" या "संशोधित दस्तावेज़" में परिवर्तन करना चुन सकते हैं।

अपना चयन करने के बाद "ओके" पर क्लिक करें.

दो दस्तावेजों के बीच तुलना की जाती है और परिवर्तन निर्दिष्ट दस्तावेज़ में प्रदर्शित किए जाते हैं। हमारे उदाहरण में, हमने एक नए दस्तावेज़ में परिवर्तनों को दिखाने के डिफ़ॉल्ट को स्वीकार करने के लिए चुना। "मूल दस्तावेज़" और "संशोधित दस्तावेज़" दोनों को संदर्भ के लिए उपयोग किए जाने वाले "संकुचित दस्तावेज़" के दाईं ओर एक फलक में प्रदर्शित करता है। उन्हें संपादित नहीं किया जा सकता है.

यदि आपको मूल और संशोधित दस्तावेज़ वाले फलक नहीं दिखते हैं, तो "समीक्षा" टैब के "तुलना" अनुभाग में "तुलना" पर क्लिक करें। फिर, "स्रोत दस्तावेज़ दिखाएं" और फिर "दोनों दिखाएं" चुनें। आप "मूल दिखाएँ" या "संशोधित दिखाएं" भी चुन सकते हैं, यदि आप दोनों को नहीं देखना चाहते हैं.

"रिव्यूिंग पैन" की चर्चा लेसन 2 में और लेसन 3 में और अधिक विस्तार से की गई, यह "कम्प्रेस्ड डॉक्यूमेंट" के बाईं ओर भी प्रदर्शित होता है।

"तुलना किए गए दस्तावेज़" में, आप ट्रैक किए गए परिवर्तनों से गुजर सकते हैं, जैसे कि पाठ 2 में चर्चा की गई है, अपने परिवर्तन को स्वीकार करना या फिर से शुरू करना।.

फिर, एक अलग नाम के साथ तुलना किए गए दस्तावेज़ को सहेजें और आपके पास एक दस्तावेज़ होगा जिसमें मूल और संशोधित दस्तावेज़ दोनों से परिवर्तन होंगे.