Outlook 2013 में श्रेणियाँ कैसे बनाएँ, प्रबंधित करें, और असाइन करें
आउटलुक 2013 आपको श्रेणियों को सामानों को आवंटित करने और अनुकूलित करने की अनुमति देता है। श्रेणियों के बारे में बात यह है कि वे आउटलुक में सार्वभौमिक हैं, और क्या आप प्रत्येक श्रेणी को एक कीबोर्ड संयोजन के साथ असाइन कर सकते हैं। तो, आप एक त्वरित त्वरित स्ट्रोक के साथ ईमेल, कैलेंडर ईवेंट और नोट्स को वर्गीकृत कर सकते हैं.
पिछले कुछ महीनों में हमने आउटलुक 2013 और इसके विभिन्न हिस्सों के बारे में बहुत अच्छी बात की है। हमने इसकी सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं में महारत हासिल करने के बारे में बात की है जैसे कि ईमेल कैसे बनाएं और भेजें साथ ही संपर्क बनाने और प्रबंधित करने और यहां तक कि अपने जीमेल संपर्कों को आयात करने के लिए भी। हमने आउटलुक के अन्य सामान को भी कवर किया है, जैसे कि आप कैसे काम पर रखने के लिए कार्य सूची बना सकते हैं। और निश्चित रूप से, सभी महत्वपूर्ण कैलेंडर हैं, जो किसी के लिए आवश्यक है जो प्रभावी रूप से एक कार्यक्रम रखना चाहता है.
यह सब क्या मतलब है कि आप व्यस्त काम और यहां तक कि व्यक्तिगत जीवन को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में मदद करने के लिए इसके साथ एक बड़ा सौदा कर सकते हैं। इससे पहले कि हम आउटलुक 2013 में अपने नज़रिए को बंद कर दें, हालांकि, हमें लगा कि हमें केवल दो शेष पहलुओं को कवर करना चाहिए जिन्हें हम इंगित करते हैं: श्रेणियां और खोज.
उन श्रेणियों के बारे में
अपनी श्रेणियों को अनुकूलित करने के लिए, "श्रेणीबद्ध करें" बटन पर क्लिक करें और फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से "सभी श्रेणियाँ ..." चुनें। इस संवाद का उपयोग करके, आप नई श्रेणियां बना सकते हैं, पुराने को हटा सकते हैं, नाम बदल सकते हैं, रंग बदल सकते हैं और शॉर्टकट कुंजी असाइन कर सकते हैं.
निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में सूचना दें कि हमने "CTRL + F2" को नीली श्रेणी में कैसे असाइन किया है.
अब, उदाहरण के लिए, आप अपनी इच्छानुसार श्रेणियों को लागू कर सकते हैं। नीचे दिए गए हमारे मूर्खतापूर्ण उदाहरण को लें, हमारे पास "लाइव ला विदा लोका" का हमारा कार्य है और हमने इसे व्यक्तिगत (बैंगनी) और तत्काल (लाल) श्रेणियों के साथ चिह्नित किया है.
यह बहुत ही उपयोगी टिप याद रखें: एक बार जब आप अपनी श्रेणियों के लिए शॉर्टकट कुंजियाँ प्रदान करते हैं, और आपने अपनी श्रेणियों को मेमोरी के लिए प्रतिबद्ध कर दिया है, तो वे मेल, अपॉइंटमेंट्स और अन्य आउटलुक आइटमों के त्वरित कार्य कर सकते हैं.
उदाहरण के लिए, हमारे इनबॉक्स में एक संदेश से एक ईमेल हेडर है, हमने इसे कार्य श्रेणी के साथ चिह्नित किया है। अब से, यदि हमें इस विशिष्ट संदेश को देखने की आवश्यकता है, तो हम असंबंधित संदेशों को फ़िल्टर करने के लिए श्रेणियों का उपयोग कर सकते हैं.
इस बात से भी अवगत रहें कि आप एक डिफ़ॉल्ट श्रेणी के साथ कार्यों, ईमेल और अन्य आउटलुक आइटम को जल्दी से चिह्नित कर सकते हैं, जैसे कि निम्न स्क्रीनशॉट में। यहां हमने CATEGORIES कॉलम में छोटे बॉक्स पर क्लिक करके बस URGENT के रूप में कई कार्य चिह्नित किए हैं.
यह स्पष्ट है कि श्रेणियां बहुत मददगार हो सकती हैं, और वे आउटलुक में काफी हद तक अनहेल्दी फीचर हैं। उन्हें प्रभावी ढंग से उपयोग करना सीखें, और आप अपने सभी सामान को संबंधित श्रेणी के क्षेत्रों में व्यवस्थित रखने में सक्षम होंगे.
आउटलुक में सरल खोज
आइए इसे संक्षेप में आउटलुक में आइटम की खोज के बारे में बात करके लपेटें। हमारा मतलब है कि यह मुख्य रूप से मेल पर लागू होता है, लेकिन खोज पूरे आवेदन में फैली हुई है। जब आप खोज फलक पर क्लिक करते हैं, जैसे कि इनबॉक्स (या कोई अन्य मेल फ़ोल्डर), तो रिबन आपको खोज टूल का ढेर देने के लिए बदल देगा.
यह सब सामान यहाँ क्यों है? बस, जितने अधिक तरीके से आप किसी संदेश को खोज सकते हैं, आपके खोजने की संभावना उतनी ही बेहतर होगी। निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में यहां देखें, हम "विषय" बटन पर क्लिक करते हैं, और हम उस विषय के साथ उपयुक्त स्थान को भर सकते हैं जिसमें हम विषय को शामिल करना चाहते हैं। इस उदाहरण में, हम "काम" से संबंधित किसी भी विषय को खोजना चाहते हैं।
ध्यान दें, जो परिणाम पॉप अप होते हैं, वे वास्तव में कार्य होते हैं, जो यह दर्शाता है कि आउटलुक ने जो कुछ भी स्टोर किया है, उससे परिणाम कैसे मिलते हैं.
यदि आप Outlook हितों में अपने खोज कौशल को अधिकतम करते हैं, तो आप थोड़ा समय लगाकर और खोज रिबन के विकल्पों को आज़माकर अव्यवस्था के माध्यम से काट सकते हैं। ध्यान रखें कि यदि आपके परिणाम बहुत व्यापक और विविध हैं, तो आप हमेशा उचित-शीर्षक वाले स्कोप टूल का उपयोग करके अपने दायरे को परिष्कृत कर सकते हैं.
अंत में, यदि आप खोज करने के लिए शक्ति और अंतिम नियंत्रण की आवश्यकता महसूस करते हैं, तो विकल्प अनुभाग में "खोज उपकरण" बटन पर क्लिक करके प्राप्त उन्नत खोज फ़ॉर्म का उपयोग करने का प्रयास करें।.
उन्नत खोज फ़ॉर्म का उपयोग करना आउटलुक को खोजने के लिए सबसे अच्छा, नो-बकवास तरीका है और दूर है, लेकिन जो भी विधि आप उपयोग करते हैं, हमें यकीन है कि आप समझेंगे कि आप बिना समय के अपना सामान कैसे ढूंढेंगे।.
खोज विकल्प
आउटलुक विंडोज सर्च के साथ काम करता है, जिसे हमने थोड़ी देर पहले पूरी सीरीज़ लिखा था। ये विकल्प प्रभावित करते हैं कि विंडोज़ और आउटलुक दोनों में आइटम कैसे खोजे जाते हैं.
ध्यान दें, यदि आप "अनुक्रमण विकल्प" पर क्लिक करते हैं, तो आप अनुक्रमण विकल्प नियंत्रण कक्ष खोलेंगे, जहाँ आप यह समायोजित कर सकते हैं कि आउटलुक को Windows खोज अनुक्रमणिका द्वारा कैसे अनुक्रमणित किया जाता है। इन विकल्पों में से शेष मुख्य रूप से खोज परिणामों से संबंधित हैं, जैसे कि वे कैसे प्रदर्शित होते हैं और कहां से परिणाम दिखाए जाते हैं.
श्रेणियाँ और खोज दो अनहेल्दी विशेषताएँ हैं जिन्हें आप अपने आउटलुक प्रदर्शनों की सूची में जोड़ सकते हैं, जो हमारे कार्यालय के अनुभव को अच्छी तरह से गोल कर देंगे। यदि आप आउटलुक का बड़े पैमाने पर उपयोग करते हैं, और आपको बहुत सारे ईमेल मिलते हैं, कई कैलेंडर अपॉइंटमेंट्स बनाते हैं, या लंबी कार्य सूची उत्पन्न करते हैं, तो न केवल उन्हें व्यवस्थित करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है, लेकिन फिर कुछ भी खोजने की क्षमता होना, खासकर यदि आप जानते हैं जो आप खोज रहे हैं वह अमूल्य है.
