आउटलुक में निर्यात और आयात नियम कैसे
यदि आप किसी भी महत्वपूर्ण समय के लिए आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, तो संभवतः आपके पास ईमेल के ज्वार की लहर को प्रबंधित करने में मदद करने के लिए कुछ नियम हैं। यदि आपके पास एक नया कंप्यूटर है, या आप विंडोज को फिर से इंस्टॉल कर रहे हैं, तो आपको उन सभी को फिर से सेट करने की आवश्यकता नहीं है-बस उन्हें निर्यात करें.
आउटलुक में एक नियम आपके द्वारा स्थापित ईमेल संदेशों पर विशिष्ट कार्रवाई करने के लिए स्वचालित रूप से निर्धारित चरणों की एक श्रृंखला है। उदाहरण के लिए, जब आप महत्वपूर्ण ईमेल प्राप्त करते हैं, तो आप स्वचालित रूप से एक सूचना प्रदर्शित कर सकते हैं, समान ईमेल को एक विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं, या किसी विशिष्ट समय पर अनुसरण करने के लिए संदेश को ध्वजांकित कर सकते हैं.
शुक्र है, आउटलुक के पास इन नियमों का समर्थन करने का एक तरीका है। यह उपयोगी है यदि आपको विंडोज को फिर से स्थापित करना है, तो एक नए कंप्यूटर पर आउटलुक सेट करें, या अन्य लोगों के साथ अपने नियमों को साझा करें.
अपने आउटलुक नियम कैसे निर्यात करें
शुरू करने के लिए, सुनिश्चित करें कि "होम" टैब सक्रिय है। "मूव" अनुभाग में, "नियम" पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "नियम और अलर्ट प्रबंधित करें" चुनें.
नोट: आप "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करके और फिर "खाता जानकारी" स्क्रीन पर "नियम और अलर्ट प्रबंधित करें" बटन पर क्लिक करके भी नियमों और अलर्ट तक पहुँच सकते हैं.
"नियम और अलर्ट" संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। "ई-मेल नियम" टैब पर, आपके द्वारा बनाए गए नियमों की सूची के ऊपर टूलबार पर "विकल्प" पर क्लिक करें.
नोट: यहाँ सूचीबद्ध सभी नियमों का समर्थन किया जाएगा, न कि केवल चयनित नियमों का.
"विकल्प" संवाद बॉक्स में, "निर्यात नियम" पर क्लिक करें.
"निर्यात नियमों को सहेजें" संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें जिसमें आप अपने नियम बैकअप फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं। "फ़ाइल का नाम" संपादित करें बॉक्स में अपनी बैकअप फ़ाइल के लिए एक नाम दर्ज करें। "नियम विज़ार्ड नियम (* .rwz)" प्रकार डिफ़ॉल्ट रूप से "सहेजें के रूप में सहेजें" ड्रॉप-डाउन सूची में चुना गया है और .rwz एक्सटेंशन स्वचालित रूप से फ़ाइल में जोड़ा जाता है। यदि आप Outlook के उसी संस्करण का उपयोग करके अन्य लोगों के साथ अपने नियम साझा कर रहे हैं, तो "सहेजें" पर क्लिक करें। यदि आप Outlook के पुराने संस्करण का उपयोग करके किसी के साथ अपनी नियम फ़ाइल साझा कर रहे हैं, तो फ़ाइल को सहेजने से पहले आपको एक अलग प्रकार की नियम फ़ाइल का चयन करना होगा, जैसा कि नीचे चर्चा की गई है.
आउटलुक के वर्तमान संस्करण के लिए नियम फ़ाइल प्रारूप के अलावा, "Save as type" ड्रॉप-डाउन सूची नियम फ़ाइल के लिए तीन अतिरिक्त प्रारूप प्रदान करती है, जो अभी भी Outlook 2002, 2000 या 98 का उपयोग कर रहे हैं। किसी एक का चयन करें। आवश्यकतानुसार उन विकल्पों, और फिर नियम फ़ाइल को सहेजने के लिए "ओके" पर क्लिक करें.
नोट: यदि आप Outlook के विभिन्न पुराने संस्करणों का उपयोग करके कई लोगों के साथ अपने नियमों को साझा कर रहे हैं, तो जल्द से जल्द संस्करण का चयन करें, क्योंकि पुराने नियमों की फाइलें हमेशा Outlook के नए संस्करणों में खोली जा सकती हैं.
एक बार जब आप अपनी नियम फ़ाइल निर्यात कर लेते हैं, तो मुख्य मेल स्क्रीन (या "खाता जानकारी" स्क्रीन पर लौटने के लिए "विकल्प" और "नियम और अलर्ट" दोनों डायलॉग बॉक्स पर "ओके" पर क्लिक करें, जहाँ आप शुरू हुए थे) के आधार पर.
अब आप परिणामी .rwz फ़ाइल को किसी भी बाहरी या नेटवर्क ड्राइव पर बैकअप कर सकते हैं या अन्य लोगों के साथ साझा कर सकते हैं.
अपने आउटलुक नियमों को कैसे आयात करें
अब, मान लें कि आपने अपना नया कंप्यूटर स्थापित किया है, Office स्थापित किया है, आपके द्वारा बैकअप किए गए Outlook डेटा फ़ाइल को आयात किया है (आपके Outlook कंप्यूटर में Outlook डेटा फ़ाइलों में नियम सहेजे नहीं गए हैं), और आप ईमेल की जाँच करने के लिए तैयार हैं। आइए उन नियमों को आयात करें जिन्हें आपने बनाया और बैकअप किया है, इसलिए आउटलुक में आने पर ईमेल पर स्वचालित रूप से कार्रवाई कर सकते हैं। पहले से चर्चा किए गए दो तरीकों में से एक में "नियम और अलर्ट" संवाद बॉक्स खोलें। ध्यान दें कि नियमों की सूची खाली है। उसे ठीक करने और अपने नियमों को आयात करने के लिए, "विकल्प" पर क्लिक करें.
"विकल्प" संवाद बॉक्स में, "आयात नियम" पर क्लिक करें.
"आयात नियम" से संवाद बॉक्स प्रदर्शित होता है। उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें जिसमें आपने अपनी नियम बैकअप फ़ाइल को सहेजा है, .rwz फ़ाइल का चयन करें, और फिर "ओपन" पर क्लिक करें।.
आप देखेंगे कि "नियम और चेतावनियाँ" संवाद बॉक्स पर नियमों की सूची, अभी भी खुले "विकल्प" संवाद बॉक्स के पीछे, आपके कस्टम नियमों से भर जाती है। इसे बंद करने के लिए "विकल्प" संवाद बॉक्स पर "ओके" पर क्लिक करें और "नियम और अलर्ट" संवाद बॉक्स पर वापस लौटें.
यदि आपने अपने नियमों को आयात करने से पहले ईमेल की जाँच की है, तो आप पहले से प्राप्त ईमेल पर अपने नियम चला सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "नियम और चेतावनियाँ" संवाद बॉक्स पर नियमों की सूची के ऊपर टूलबार पर "नियम चलाएं" पर क्लिक करें.
"रन नियम अब" संवाद बॉक्स में, उन नियमों का चयन करें जिन्हें आप चलाना चाहते हैं और "रन अब" पर क्लिक करें। नियम चलने के बाद, "बंद करें" पर क्लिक करें और फिर इसे बंद करने के लिए "नियम और अलर्ट" संवाद बॉक्स पर "ओके" पर क्लिक करें। अब, आपके नियम स्वचालित रूप से चलेंगे, आपके द्वारा प्राप्त किए गए ईमेल की जांच करना और आपके द्वारा निर्दिष्ट कार्यों को पूरा करना, पर्दे के पीछे.
ध्यान दें: कुछ नियम अन्य कंप्यूटरों पर काम नहीं कर सकते हैं यदि मूल कंप्यूटर पर बनाए गए नियमों में उपयोग किए जाने वाले विशिष्ट फ़ोल्डर, लोग आदि हैं, लेकिन अन्य कंप्यूटरों पर उपलब्ध नहीं हैं.
