Microsoft Word दस्तावेज़ का आकार कैसे कम करें
शब्द दस्तावेज़ विशाल, असामान्य रूप से लंबे, जटिल दस्तावेज़ों में एम्बेडेड छवियों, फोंट और अन्य वस्तुओं के भार के साथ प्राप्त कर सकते हैं। लेकिन यह भी लगता है जैसे दस्तावेज़ हाथ से बाहर बढ़ने के लिए प्रतीत हो सकता है बिना किसी कारण के। यदि आप एक विशाल दस्तावेज़ के साथ काम कर रहे हैं, तो यहां कुछ चीजें दी गई हैं जिन्हें आप इसके फ़ाइल आकार को कम करने का प्रयास कर सकते हैं.
जब आपको एक वर्ड डॉक्यूमेंट मिला है जो थोड़ा बहुत बड़ा है, तो पहली चीज जो आप आजमाएंगे, उसमें छवियों को कंप्रेस कर रहा है। यह आंशिक रूप से है क्योंकि हाउ-टू गीक जैसी साइटों ने व्यापक लेख लिखे हैं जिसमें बताया गया है कि यह कैसे करना है, और आंशिक रूप से क्योंकि, अच्छी तरह से, छवियों को हमेशा तर्क से परे एक वर्ड दस्तावेज़ के आकार को टक्कर लगती है। आपको अभी भी आगे बढ़ना चाहिए और उस लेख में लिखे गए सुझावों का पालन करना चाहिए क्योंकि यदि आपको चित्र मिल गए हैं, तो वे आपकी मदद करेंगे.
लेकिन अगर आपको चित्र नहीं मिले हैं, या आपने उन युक्तियों का पालन किया है और फ़ाइल का आकार कम करने की आवश्यकता है, तो हमने आपको कवर कर लिया है। हमें साझा करने के लिए बहुत सारे सुझाव मिले हैं, इसलिए हमने उन्हें उन चीजों में तोड़ दिया है जो निश्चित रूप से एक वर्ड डॉक्यूमेंट के आकार को कम करने में मदद करेंगे, जो चीजें मदद कर सकती हैं, और कुछ सामान्य रूप से सुझाए गए टिप्स जिनके साथ आपको परेशान नहीं करना चाहिए.
आएँ शुरू करें.
युक्तियाँ जो निश्चित रूप से किसी दस्तावेज़ के आकार को कम करने में मदद करेंगी
आपके द्वारा पाया गया प्रत्येक टिप आपके लिए उपयोगी नहीं होगा। कभी-कभी ऐसा इसलिए होता है क्योंकि वे आपकी स्थिति पर लागू नहीं होते हैं (यदि आपको कोई छवियां नहीं मिली हैं, तो छवियों को संपीड़ित करने की युक्तियां उपयोग की नहीं होंगी) लेकिन कभी-कभी युक्तियां केवल सादे गलत होती हैं। हमने इस अनुभाग में सभी युक्तियों का परीक्षण किया है, इसलिए हमें पता है कि वे काम करते हैं.
अपने दस्तावेज़ को DOCX प्रारूप में बदलें
Microsoft ने Office 2007 में DOCX प्रारूप जारी किया, इसलिए यदि आप अभी भी .doc प्रारूप का उपयोग कर रहे हैं, तो इसे रूपांतरित करने का समय है। नया .docx फ़ाइल प्रकार अनिवार्य रूप से दस्तावेज़ की सामग्री को संपीड़ित करके एक ज़िप फ़ाइल के रूप में कार्य करता है, इसलिए केवल .doc फ़ाइल को .docx स्वरूप में परिवर्तित करने से आपका दस्तावेज़ छोटा हो जाएगा। (यह अन्य Office स्वरूपों जैसे एक्सेल (.xls to .xslx), PowerPoint (.ppt to .ttx) और Visio (.vsd to .vsdx) पर भी लागू होता है।
अपनी .doc फ़ाइल को रूपांतरित करने के लिए, इसे Word में खोलें और फ़ाइल> जानकारी> रूपांतरित करें पर क्लिक करें.
दिखाई देने वाले संकेत पर "ओके" पर क्लिक करें, "सहेजें" बटन पर क्लिक करें, और वर्ड आपके दस्तावेज़ को .docx में कनवर्ट करता है। वर्ड इस रूपांतरण को नए प्रारूप में दस्तावेज़ का एक नया संस्करण बनाकर करता है, इसलिए आपके पास अभी भी आपका पुराना .doc संस्करण होगा।.
हमने इसे 20-पृष्ठ के नमूने के साथ परीक्षण किया है। डॉक फ़ाइल जिसमें छह चित्र, विभिन्न सारणियाँ और प्रारूपण चिह्न हैं। मूल .doc फ़ाइल 6,001KB थी, लेकिन परिवर्तित .docx फ़ाइल का वजन केवल 721KB था। यह मूल आकार का 12% है। और कुछ नहीं जो हम नीचे सुझाते हैं, वह आपकी फ़ाइल का आकार कम करने के लिए अधिक करेगा, इसलिए यदि आपके पास .doc फाइलें हैं जो आप .docx में बदल सकते हैं, तो आपका काम हो सकता है।.
कॉपी और पेस्ट करने के बजाय अपनी तस्वीरें डालें
जब आप किसी छवि को अपने दस्तावेज़ में कॉपी और पेस्ट करते हैं, तो वर्ड उससे निपटने के तरीके के बारे में कुछ धारणाएँ बनाता है। इन मान्यताओं में से एक यह है कि आप चिपकाई गई छवि को बीएमपी प्रारूप चाहते हैं, जो एक बड़ी फ़ाइल प्रकार है, या कभी-कभी पीएनजी है, जो अभी भी काफी बड़ी है। एक सरल विकल्प यह है कि आप अपनी छवि को एडिटिंग प्रोग्राम में पेस्ट करें, इसे जेपीजी जैसे छोटे प्रारूप के रूप में सहेजें, और फिर अपने दस्तावेज़ में छवि डालने के लिए इन्सर्ट> पिक्चर का उपयोग करें.
छोटे स्क्रीनशॉट को सीधे एक खाली शब्द दस्तावेज़ में पेस्ट करने से उस दस्तावेज़ का आकार 22 KB से 548 KB तक हो जाता है.
उस स्क्रीनशॉट को पेंट में पेस्ट करना, इसे JPG के रूप में सहेजना और फिर उस JPG को एक रिक्त दस्तावेज़ में सम्मिलित करने के कारण दस्तावेज़ केवल 331 KB तक उछल गया। यह सिर्फ 40% से अधिक छोटा है। इससे भी बेहतर, GIF प्रारूप का उपयोग करने के परिणामस्वरूप एक दस्तावेज़ जो 60% से अधिक छोटा था। स्केल किया गया, वह 10 एमबी दस्तावेज़ और 4 एमबी दस्तावेज़ के बीच का अंतर है.
बेशक, आप हमेशा इससे दूर नहीं हो सकते। कभी-कभी, आपको बेहतर छवि गुणवत्ता की आवश्यकता होती है जो बीएमपी और पीएनजी जैसे प्रारूपों की पेशकश कर सकती है। लेकिन अगर यह एक छोटी सी छवि है या आपको हल्के वजन प्रारूप का उपयोग करके और चित्र डालने में सुपर उच्च गुणवत्ता की आवश्यकता नहीं है, तो यह मदद कर सकता है.
जब आप अपनी छवि सहेज रहे हैं, तो अपना संपादन करें
जब आप Word में एक छवि को संपादित करते हैं, तो यह आपकी सभी छवि दस्तावेज़ के भाग के रूप में संग्रहीत करता है। यदि आप अपने दस्तावेज़ में एक छवि क्रॉप करते हैं, तो इसका मतलब है कि वर्ड अभी भी पूर्ण मूल छवि को बरकरार रखता है। एक छवि को काले और सफेद में बदलें, और वर्ड अभी भी मूल पूर्ण-रंग छवि को बरकरार रखता है.
इससे आपके दस्तावेज़ का आकार अनावश्यक रूप से बढ़ जाता है, इसलिए जब आपने अपनी छवियों में परिवर्तन किया है, और आपको यकीन है कि आपको उन चित्रों को वापस करने की आवश्यकता नहीं है, तो आप संपादन डेटा को हटा सकते हैं।.
लेकिन अपने दस्तावेज़ से अनावश्यक डेटा को हटाने से बेहतर यह नहीं है कि आपके दस्तावेज़ में अनावश्यक डेटा पहली जगह पर है। कोई भी संपादन जो आप कर सकते हैं, यहां तक कि सरल भी जैसे कि क्रॉप करना या एक तीर जोड़ना, चित्र संपादक में सबसे अच्छा किया जाता है इससे पहले कि आप दस्तावेज़ में छवि डालें.
एक बार में अपनी सभी छवियों को संपीड़ित करें
हां, हमने शुरुआत में कहा था कि यह लेख के बारे में था अन्य आपके फ़ाइल आकार को कम करने के तरीके, लेकिन इस विषय पर अधिकांश लेख आपको बताते हैं कि एक समय में (हमारे लेख सहित) अपनी छवियों को कैसे संपीड़ित किया जाए, और यहाँ कैसे-कैसे गीक पर हम सभी चीजों को करने के बेहतर तरीके ढूंढ रहे हैं.
फ़ाइल> इस रूप में सहेजें> अधिक विकल्प पर क्लिक करें। (यदि आपके पास स्वतः सहेजे गए OneDrive के साथ OneDrive मिल गया है तो "Save As" के बजाय "एक प्रतिलिपि सहेजें" हो सकता है।)
यह "सेव एज़" डायलॉग बॉक्स को खोलता है, जहाँ आप कुछ अतिरिक्त विकल्पों को एक्सेस करते हैं। उपकरण> चित्र पर क्लिक करें.
यह "कम्प्रेशन पिक्चर्स" पैनल को खोलता है, जहाँ आप यह निर्णय ले सकते हैं कि आप एक बार में अपनी सभी छवियों पर कौन सा कम्प्रेशन लागू करना चाहते हैं.
"केवल इस चित्र पर लागू करें" विकल्प को धूसर कर दिया गया है क्योंकि यह एक या कुछ भी नहीं उपकरण है-या तो आपकी सभी छवियों में ये विकल्प लागू होंगे जब आप दस्तावेज़ को बचाएंगे या उनमें से कोई भी नहीं होगा। इसलिए यदि आप विभिन्न छवियों के लिए अलग-अलग विकल्प चुनना चाहते हैं, तो यह आपके लिए काम नहीं करेगा। लेकिन अगर आप अपनी सभी छवियों को एक ही बार में देखना चाहते हैं, तो यह उपयोग करने का विकल्प है.
अपनी पसंद का चयन करें, "ठीक है" पर क्लिक करें और फिर अपने दस्तावेज़ के नए संस्करण को सभी छवियों के साथ संपीड़ित करें.
अपने दस्तावेज़ में एंबेडिंग फ़ॉन्ट्स रोकें
जब तक आप आकाशगंगा से दूर एक असामान्य फ़ॉन्ट का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तब तक यह लगभग निश्चित है कि जिस किसी के साथ आप अपना दस्तावेज़ साझा करते हैं, वह उनकी वर्ड की प्रति (या लिबर ऑफिस जैसे मुफ्त विकल्प) का उपयोग करके इसे पढ़ सकेगा। तो आप फोंट एम्बेड करके अपनी फ़ाइल में स्थान क्यों बर्बाद करना चाहेंगे? फ़ाइल> विकल्प> सहेजें और "फ़ाइल में एम्बेड फ़ॉन्ट" बंद करके इसे बंद करें.
आप सोच सकते हैं कि इससे बहुत फर्क नहीं पड़ेगा, लेकिन आप गलत होंगे। यदि आपके पास फ़ॉन्ट एम्बेडिंग चालू है और "सामान्य सिस्टम फ़ॉन्ट एम्बेड न करें" विकल्प बंद है, तो फ़ाइल आकार में अंतर लगभग 2 एमबी है। यहां तक कि "आम सिस्टम फोंट एम्बेड न करें" के साथ भी (जिसका अर्थ है कैलिब्री, एरियल, कूरियर न्यू, टाइम्स न्यू रोमन, और इतने पर फोंट शामिल नहीं हैं), फ़ाइल अभी भी लगभग 1.3 एमबी बड़ी है.
तो हाँ, अपने दस्तावेज़ में फ़ॉन्ट एम्बेड करना बंद करें.
यदि आप कर सकते हैं अन्य फ़ाइलों को एम्बेड करना बंद करें
हमने हाल ही में आपको दिखाया है कि किसी वर्ड डॉक्यूमेंट में एक्सेल स्प्रेडशीट को कैसे एम्बेड या लिंक किया जा सकता है (और आप इसे अन्य फाइलों के साथ भी कर सकते हैं, जैसे पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन या विसिओ डायग्राम, साथ ही)। यदि आप इसे एम्बेड करने के बजाय स्प्रैडशीट से लिंक कर सकते हैं, तो आप अपने आप को एक्सेल फ़ाइल के अधिकांश आकार से बचा लेंगे। आप यह सब नहीं बचाएंगे, क्योंकि लिंक की गई स्प्रेडशीट अभी भी कुछ आकार जोड़ेगी, लेकिन आपका दस्तावेज़ पूर्ण एम्बेड की तुलना में लिंक के साथ बहुत छोटा होगा। बेशक, लाभ के साथ-साथ लिंक करने में कमियां हैं, इसलिए ऐसा करने से पहले उन्हें समझने के लिए उस लेख को पढ़ना सुनिश्चित करें.
दस्तावेज़ के लिए एक थंबनेल संग्रहीत करना बंद करें
दिन में वापस, Word आपको दस्तावेज़ की एक थंबनेल छवि संग्रहीत करने देता है ताकि Windows आपको फ़ाइल एक्सप्लोरर में पूर्वावलोकन दिखा सके। इन दिनों, फ़ाइल एक्सप्लोरर अपने दम पर ऐसा कर सकता है और वर्ड से मदद की ज़रूरत नहीं है, लेकिन विकल्प अभी भी आपके दस्तावेज़ में है। हमारे 721KB परीक्षण दस्तावेज़ में, इस विकल्प को चालू करने से फ़ाइल का आकार 3247 KB तक बढ़ गया। यह मूल फ़ाइल के आकार का 4.5 गुना है-कुछ नहीं के लिए। आपको यह सेटिंग फ़ाइल> जानकारी> गुण> उन्नत गुणों पर मिलेगी.
"सभी Word दस्तावेज़ों के लिए थंबनेल सहेजें" चेकबॉक्स को बंद करें और "ओके" पर क्लिक करें।
इस विकल्प का नाम थोड़ा भ्रामक है क्योंकि इसे बंद करने से केवल आपके द्वारा खोले गए दस्तावेज़ पर प्रभाव पड़ता है, भले ही यह कहता है, "सभी Word दस्तावेज़।" यदि यह डिफ़ॉल्ट रूप से दस्तावेज़ बनाते समय चालू होता है, तो आप आपको Normal.dotx टेम्पलेट में इसे बंद करने की आवश्यकता होगी और Microsoft ने ऐसा करने के लिए उत्कृष्ट निर्देश दिए हैं यदि आपको यकीन नहीं है कि कैसे.
आप इस सेटिंग को "इस रूप में सहेजें" संवाद में बंद कर सकते हैं, जहां इसे थोड़ा और सही "सहेजें थंबनेल" कहा जाता है।
अपने दस्तावेज़ से व्यक्तिगत और छिपी जानकारी निकालें
न केवल आपके दस्तावेज़ के आकार में व्यक्तिगत जानकारी जोड़ रहा है, बल्कि यह आपके पाठकों को संभावित रूप से जानकारी दे रहा है जो आप उन्हें नहीं चाहते हैं। ऐसी जानकारी भी हो सकती है जिसे छुपाया गया है, और यदि आपको दस्तावेज़ में इस छिपे हुए पाठ की आवश्यकता नहीं है, तो इससे छुटकारा क्यों न लें?
फ़ाइल> जानकारी> मुद्दों की जाँच करके और फिर "दस्तावेज़ का निरीक्षण करें" बटन पर क्लिक करके अपने दस्तावेज़ से इस अनावश्यक जानकारी को हटा दें.
सुनिश्चित करें कि "दस्तावेज़ गुण और व्यक्तिगत जानकारी" चालू है और फिर "निरीक्षण" पर क्लिक करें। जब निरीक्षक ने काम करना समाप्त कर लिया है, तो "दस्तावेज़ गुण और व्यक्तिगत जानकारी" अनुभाग में "सभी निकालें" पर क्लिक करें।.
इस क्रिया ने हमारे परीक्षण फ़ाइल का आकार 7 KB कम कर दिया है, इसलिए यह एक जबरदस्त राशि नहीं है। हालाँकि, यह आपकी फ़ाइलों से व्यक्तिगत जानकारी को निकालने के लिए अच्छा अभ्यास है, इसलिए आपको यह वैसे भी करना चाहिए। सावधान रहें कि आप इसे हटाने के बाद इस डेटा को पुनर्प्राप्त नहीं कर सकते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप इसे हटाने से पहले इसके लिए खुश हैं। आप "अदृश्य सामग्री" और "छिपे हुए पाठ" विकल्पों के लिए एक ही काम कर सकते हैं, लेकिन यह केवल आपकी फ़ाइल को छोटा कर देगा यदि आपको छिपी हुई सामग्री मिल गई है.
स्वतः पुनर्प्राप्ति बंद करें (यदि आप हिम्मत करते हैं)
वर्ड की शानदार विशेषताओं में से एक-वास्तव में, प्रत्येक ऑफिस ऐप की एक महान विशेषता है-ऑटोरेकवर। जब आप काम करते हैं तो यह सुविधा आपकी फ़ाइल का नियमित बैकअप बनाती है, इसलिए यदि Word क्रैश या आपका कंप्यूटर अनपेक्षित रूप से पुनरारंभ हो जाता है (जैसे कि जब Windows सिस्टम को रात भर अपडेट करता है), तो आपको अगली बार शुरू होने वाले खुले दस्तावेज़ों के स्वचालित रूप से पुनर्प्राप्त संस्करण के साथ प्रस्तुत किया जाएगा। शब्द। बेशक, ये सभी संस्करण आपकी फ़ाइल के आकार में शामिल हैं, इसलिए यदि आप स्वतः पुनर्प्राप्ति बंद कर देते हैं, तो आपकी फ़ाइल बहुत छोटी हो जाएगी.
फ़ाइल> विकल्प> पर जाएं और "AutoRecover जानकारी सहेजें" प्रत्येक [x मिनट] विकल्प को बंद करें.
यह एक तात्कालिक अंतर नहीं करेगा, लेकिन यह नए AutoRecover संस्करणों को फ़ाइल में जोड़े जाने पर रोक देगा जैसा कि आप इस पर काम करते हैं.
बस चेतावनी दी जाए कि आपके पास अब स्वतः पुनर्प्राप्ति संस्करण नहीं होंगे, यदि Word क्रैश हो जाता है या अनपेक्षित रूप से बंद हो जाता है, तो अंतिम बार सहेजने के बाद से आप अपने सभी कार्य खो देंगे.
ब्रांड-न्यू डॉक्यूमेंट में सब कुछ कॉपी करें
जब आप एक दस्तावेज़ पर काम करते हैं, तो वर्ड आपकी मदद करने के लिए पृष्ठभूमि में विभिन्न चीजों को बचाता है। हमने दिखाया है कि जहाँ संभव हो, वहाँ से इन्हें कैसे बंद किया जाए और वर्ड जो कलेक्ट करता है, उसे कैसे डिलीट किया जाए, लेकिन आपके डॉक्यूमेंट में अभी भी ऐसी चीज़ें होंगी जिनकी आपको ज़रूरत नहीं है। यदि आप अपने आप को इस तरह के दस्तावेज़ आकार रेंगने के अधीन पाते हैं, तो आप एक नया दस्तावेज़ बना सकते हैं और फिर उस पर सब कुछ कॉपी कर सकते हैं.
एक नया रिक्त दस्तावेज़ बनाकर प्रारंभ करें। Ctrl + A दबाकर अपने वर्तमान दस्तावेज़ की सभी सामग्री का चयन करें। नए दस्तावेज़ में, सब कुछ पेस्ट करने के लिए Ctrl + V दबाएं। यह आपके सभी पाठ, अनुभागों, प्रारूपण, पृष्ठ लेआउट विकल्पों, पृष्ठ क्रमांकन-आपकी जरूरत की हर चीज की प्रतिलिपि बनाता है.
आपके नए दस्तावेज़ में पिछली पृष्ठभूमि की कोई भी बचत, स्वतः पुनर्प्राप्ति जानकारी या पिछले संस्करण नहीं होंगे, और इससे फ़ाइल का आकार कम होना चाहिए.
ध्यान रखें कि ऐसा करने से आपकी छवियों में कोई भी संपादन डेटा कॉपी हो जाएगा, इसलिए हो सकता है कि आप अपने नए दस्तावेज़ पर सब कुछ कॉपी करने से पहले मूल दस्तावेज़ से हटा दें। यदि आप नहीं करते हैं, तो यह कोई बड़ी बात नहीं है। आप अभी भी इसे अपने नए दस्तावेज़ से निकाल सकते हैं.
हम आपको यह नहीं बता सकते हैं कि यह कितना बचत करेगा, क्योंकि यह कुछ किलोबाइट से बहुत अधिक मेगाबाइट तक कुछ भी हो सकता है, लेकिन यह हमेशा करने के लायक है यदि आप अपने दस्तावेज़ से जितना संभव हो उतना वसा छीनना चाहते हैं.
एक बोनस के रूप में, हमने इस प्रतिलिपि / पेस्ट को एक नए दस्तावेज़ ट्रिक में देखा है जो वर्ड दस्तावेज़ों में अजीब त्रुटियों को हल करता है जो अन्यथा नीचे ट्रैक करना मुश्किल था.
सुझाव है कि पराक्रम किसी दस्तावेज़ के आकार को कम करने में मदद करें
कुछ युक्तियों से ऐसा लगता है कि वे मदद करेंगे, लेकिन हम उनके साथ सकारात्मक परिणाम प्राप्त नहीं कर सके। हम यह नहीं कह रहे हैं कि वे आपकी फ़ाइल का आकार कम करने में मदद नहीं करेंगे, लेकिन ऐसा लगता है कि आपको उनसे कोई लाभ प्राप्त करने के लिए परिस्थितियों के एक विशेष सेट की आवश्यकता होगी। हम पहले पिछले अनुभाग से युक्तियों की कोशिश करने की अत्यधिक अनुशंसा करते हैं, और यदि आवश्यक हो तो इन्हें दे सकते हैं.
पृष्ठभूमि की बचत बंद करें
एक दस्तावेज़ जितना अधिक जटिल होगा, और जितना अधिक समय तक आप इसे सहेजेंगे, "सेव" बटन पर क्लिक करने पर इसे सहेजने में अधिक समय लगेगा। इसे प्राप्त करने में मदद करने के लिए, Word में फ़ाइल> विकल्प> उन्नत नाम की एक सेटिंग है, जिसका नाम है "बैकग्राउंड सेव करें।"
यह सेटिंग डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम है और पृष्ठभूमि में दस्तावेज़ को सहेजता है जैसा कि आप इस पर काम कर रहे हैं। विचार यह है कि जब आप "सहेजें" पर क्लिक करते हैं, तो सहेजने के लिए कम परिवर्तन होंगे, और इसलिए यह बहुत तेज़ी से बचाएगा। यह उन दिनों के लिए काफी हद तक कम है जब Word ने सिस्टम संसाधनों का आनुपातिक रूप से बड़ा हिस्सा लिया, और आधुनिक प्रणालियों पर, शायद इसकी आवश्यकता नहीं है, खासकर यदि आप बेहद लंबे या जटिल दस्तावेजों का संपादन नहीं कर रहे हैं।.
जूरी इस पर बाहर है कि क्या यह फ़ाइल आकार में अंतर करता है। इस सेटिंग के साथ एक दस्तावेज़ को खुला छोड़ देने से हमारे परीक्षण दस्तावेज़ के आकार पर कोई फर्क नहीं पड़ा (जबकि स्वतः पुनर्प्राप्ति चालू करते समय) किया था फ़ाइल का आकार बढ़ाएँ)। लगभग 30 मिनट की अवधि में संशोधन करना भी दस्तावेज़ के आकार को प्रशंसनीय रूप से बदलने का कारण नहीं था, भले ही "पृष्ठभूमि की अनुमति देता है" चालू या बंद था। न ही यह होने से यह बदल गया कि दस्तावेज़ ने कितनी जल्दी बचत की.
संक्षेप में: यह आप पर निर्भर है। यदि इसे बंद करने से आपकी फ़ाइल का आकार कम नहीं होता है, तो इसे छोड़ दें, क्योंकि आपके दस्तावेज़ों को सहेजने के लिए Word जो कुछ भी करता है वह एक अच्छी बात है.
RTF में कनवर्ट करें और फिर DOCX में कनवर्ट करें
RTF रिच टेक्स्ट फॉर्मेट के लिए खड़ा है, और यह दस्तावेजों के लिए एक खुला मानक है जो सादे पाठ की तुलना में थोड़ा अधिक प्रारूपण प्रदान करता है, लेकिन DOCX की सभी घंटियाँ और सीटी नहीं। DOCX को RTF में परिवर्तित करने का विचार यह है कि यह सभी अतिरिक्त स्वरूपण और किसी भी छिपे हुए डेटा को हटा देता है ताकि जब आप अपने RTF को DOCX फ़ाइल के रूप में वापस सहेजते हैं, तो फ़ाइल का आकार छोटा होगा.
हमारे 20 पृष्ठ को परिवर्तित करते हुए, RTF में 721 KB परीक्षण दस्तावेज़ ने फ़ाइल का आकार 19.5 MB कर दिया (इसलिए यदि आप एक छोटी फ़ाइल चाहते हैं तो RTF का उपयोग न करें)। इसे वापस DOCX में परिवर्तित करने के परिणामस्वरूप एक फ़ाइल थी जो 714 KB थी। यह 7 KB की बचत 1% से कम है, और क्योंकि आरटीएफ हमारे द्वारा उपयोग की जाने वाली कुछ सरल तालिका प्रारूपण को संभाल नहीं सका, हमें सुधार करना था ... जो आकार को 721 KB तक वापस लाया।.
यह ऐसा प्रतीत नहीं होता है कि आपके दस्तावेज़ में इसके कई लाभ होंगे, खासकर जब आधुनिक DOCX में इतनी प्रारूपण क्षमताएं हैं कि RTF संभाल नहीं सकता है.
HTML में कनवर्ट करें और फिर वापस DOCX में कनवर्ट करें
यह RTF में कनवर्ट करने के समान है, सिवाय इसके कि HTML एक वेब प्रारूप है। हमारे रूपांतरण परीक्षण ने आरटीएफ का उपयोग करने के लगभग समान परिणाम दिखाए.
हमने अपनी 721 KB DOCX फ़ाइल पर यह कोशिश की, और इसने इसे 383 KB HTML फ़ाइल में बदल दिया। इसे वापस DOCX में परिवर्तित करने के परिणामस्वरूप 714 KB फाइल बन गई। यह 1% की बचत है, लेकिन इसने प्रारूपण के साथ खिलवाड़ किया, विशेष रूप से हेडर, और इन्हें फिर से बनाना होगा.
दस्तावेज़ खोलना और इसे संपीड़ित करें
DOCX दस्तावेज़ एक संपीड़ित फ़ाइल है, जैसे एक संग्रह जिसे आप 7-Xip या WinRar के साथ बनाते हैं। इसका मतलब है कि आप इसे उन उपकरणों में से एक के साथ खोल सकते हैं और सभी सामग्रियों को देख सकते हैं। एक टिप जिसे आप देख सकते हैं, वह है कि अपनी DOCX से सभी फ़ाइलों को निकालें, उन्हें एक संपीड़ित संग्रह में जोड़ें, और फिर उस संग्रह को एक DOCX फ़ाइल एक्सटेंशन का नाम बदलें। अरे प्रेस्टो, आपको एक वर्ड डॉक्युमेंट मिला है जिसे कंप्रेस्ड किया गया है! सिद्धांत रूप में, यह प्रशंसनीय लगता है, लेकिन 7-जिप और विनरार और विभिन्न संग्रह स्वरूपों का उपयोग करके हमने पाया कि हर बार जब हम .docx फाइल को खोलते हैं, तो हम बनाते हैं, Word ने हमें बताया कि फ़ाइल दूषित थी.
इस विचार में कुछ योग्यता हो सकती है-हमारी file२१ केबी फ़ाइल केवल it२ केबी के रूप में समाप्त हुई थी-लेकिन हम इसकी अनुशंसा नहीं करेंगे जब तक कि आप इसके लिए कोशिश करने और इसे प्राप्त करने के लिए इसके साथ खेलने में बहुत समय व्यतीत नहीं करना चाहते। इसके अलावा, बचत केवल इसलिए हो सकती है क्योंकि संपीड़न प्रक्रिया ने Word को दस्तावेज़ को खोलने से रोकने वाली चीज़ को हटा / संकुचित कर दिया है, लेकिन हम निश्चित नहीं हो सकते.
आमतौर पर सुझाए गए सुझाव जो कोई फर्क नहीं करेंगे
इंटरनेट पर कुछ सुझाव तैर रहे हैं ध्वनि समझदार है, लेकिन बहुत प्रभाव नहीं होगा। यह कहना है कि आप उन्हें कोशिश नहीं करनी चाहिए, बस आप अपने दस्तावेज़ के आकार पर बहुत प्रभाव की उम्मीद नहीं करनी चाहिए.
दस्तावेज़ के पिछले संस्करण निकालें
वर्ड आपके दस्तावेज़ के पिछले संस्करणों को रखता है क्योंकि आप उस पर काम करते हैं। यह AutoSave कार्यक्षमता है, और कुछ लोग फ़ाइल> जानकारी> दस्तावेज़ प्रबंधित करके और किसी भी पुराने संस्करण को हटाकर इन्हें हटाने का सुझाव देते हैं.
हालाँकि, ऐसा करने का कोई मतलब नहीं है क्योंकि वे पुराने संस्करण विंडोज फाइल सिस्टम में संग्रहीत हैं, आपके वर्ड डॉक्यूमेंट में नहीं। उन्हें हटाने से आपका दस्तावेज़ छोटा नहीं होगा। यदि आप दस्तावेज़ के किसी भी पिछले संस्करण की जानकारी को निकालना चाहते हैं, तो या तो ब्रांड-नए दस्तावेज़ में सामग्री की प्रतिलिपि बनाएँ या एक नया दस्तावेज़ को सहेजने के लिए फ़ाइल> सहेजें के रूप में करें, जैसा कि हमने पहले सुझाव दिया था.
केवल टेक्स्ट पेस्ट करें, प्रारूपण नहीं
जब आप अपने मौजूदा दस्तावेज़ में एक दस्तावेज़ से कॉपी और पेस्ट करना चाहते हैं, तो आप विभिन्न पेस्ट विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं.
यदि आप "पेस्ट" बटन पर क्लिक करते हैं (या Ctrl + V दबाते हैं) तो डिफ़ॉल्ट विकल्प "सोर्स फॉर्मेटिंग रखें।" यह नॉन-डिफॉल्ट फोंट और बोल्ड, इटैलिक जैसे फॉर्मेट को कॉपी करता है। लेकिन अगर आप इसके बजाय "कीप टेक्स्ट ओनली" विकल्प पर क्लिक करते हैं, तो यह होगा-या इसलिए सिद्धांत स्वरूपण को हटाकर फ़ाइल का आकार कम कर देता है.
हमने 20-पृष्ठ के दस्तावेज़ के साथ यह कोशिश की, जिसमें हर पृष्ठ पर पाठ के लिए विभिन्न स्वरूपण लागू थे, और औसत आकार का अंतर केवल 2 KB पृष्ठ के नीचे था। इस पराक्रम महत्वपूर्ण है अगर आपको 250+ पृष्ठ का दस्तावेज़ मिला है, जहां यह लगभग 0.5 एमबी तक होगा, लेकिन क्या आप वास्तव में 250-पृष्ठ के वर्ड दस्तावेज़ को बिना किसी स्वरूपण के पास करने जा रहे हैं? शायद नहीं, क्योंकि यह ज्यादातर अपठनीय होगा, इसलिए जब आप स्वरूपण वापस जोड़ते हैं तो आप अपनी बचत खो देंगे.
इस पद्धति का कोई भी लाभ शायद हम नीचे दिए गए टिप के लिए नीचे हैं - पिछले संस्करण, पुराने संपादन परिवर्तन और इतने पर हटाने के लिए पूरे दस्तावेज़ को एक नए दस्तावेज़ में कॉपी और पेस्ट करें।.
पृष्ठ का आकार बदलें
Word आपको लेआउट> आकार में जाकर पृष्ठ आकार बदलने का विकल्प देता है और डिफ़ॉल्ट "लेटर" आकार से बदल जाता है। इस बारे में सुझाव दिए गए हैं कि यदि आप छोटे का चयन करते हैं, लेकिन "A4" के समान आकार, तो अन्य पाठक ध्यान नहीं देंगे, और आपको एक छोटे आकार की बचत होगी.
हमने “लेटर” साइज़ का उपयोग करके 20-पेज के दस्तावेज़ के साथ यह कोशिश की थी जो 721 KB का था। हमने आकार बदलकर "A4", "A5," (जो कि "A4" का आधा आकार है), और "B5" और हमारा दस्तावेज़ हर बार 721 KB स्थिर रहा। दूसरे शब्दों में, इससे फाइल के आकार पर कोई फर्क नहीं पड़ा.
लिंग्विस्टिक डेटा को एम्बेड करना बंद करें
फ़ाइल> विकल्प> उन्नत नाम "एंबेड भाषाई डेटा" में एक सेटिंग है, और आप इसे बंद करने के लिए कह रहे विभिन्न स्थानों में सुझाव देखेंगे। सतह पर, यह उचित लगता है-अतिरिक्त भाषाई डेटा किसी दस्तावेज़ के आकार में वृद्धि नहीं करता है?
संक्षेप में, यदि आप एक आधुनिक .docx फ़ाइल का उपयोग कर रहे हैं तो इसका उत्तर नहीं है। वर्ड पर्दे के पीछे भाषाई डेटा को संभालता है, और यह दस्तावेज़ में कोई जगह नहीं लेता है.
इस विकल्प को बंद करने से पुरानी .doc फ़ाइलों में थोड़ा अंतर आ सकता है, लेकिन फिर भी यदि आपने हस्तलिपि टूल का उपयोग किया है और स्टोर करने के लिए Word में कुछ "लिखावट मान्यता सुधार सूचना" है। अन्यथा, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता.
उन तरीकों की हमारी पूरी तरह से व्यापक सूची है जो आप अपनी वर्ड फ़ाइलों को आकार में कटौती कर सकते हैं, लेकिन हम हमेशा नए तरीकों के प्रयास (या डिबंक) की तलाश में हैं। टिप्पणियों में आग लगा दें यदि आप एक ऐसी तकनीक जानते हैं जिसे हमने याद किया है, और हम इसकी जांच करेंगे!
