Microsoft Outlook में फ़ाइलों के रूप में ईमेल (और अन्य आइटम) कैसे बचाएं

आप अपने आउटलुक ईमेल, संपर्क, और नियुक्तियों को व्यक्तिगत फ़ाइलों के रूप में सहेज सकते हैं। इन वस्तुओं को सहेजने से आप उन्हें अधिक तेज़ी से और आसानी से बाद में एक्सेस कर सकते हैं। यह कुछ संदेशों का बैकअप लेने या साझा करने का एक सुविधाजनक तरीका है, या बस उन्हें आसानी से सुलभ बना सकते हैं.

फ़ाइल के रूप में एक ईमेल संदेश कैसे सहेजें

सबसे पहले, आइए Outlook में फ़ाइलों के रूप में संदेशों को सहेजने के तरीके पर एक नज़र डालें। यह उपयोगी हो सकता है यदि आप अपने कंप्यूटर पर ईमेल की बैकअप प्रतिलिपि चाहते हैं (या किसी अन्य कंप्यूटर पर कॉपी करने के लिए), या यदि आप भविष्य के संदेशों के लिए संदेश को टेम्पलेट के रूप में उपयोग करना चाहते हैं.

वह संदेश खोलें जिसे आप सहेजना चाहते हैं। ईमेल विंडो में, रिबन पर "फ़ाइल" मेनू पर क्लिक करें.

"इस रूप में सहेजें" कमांड का चयन करें.

"इस रूप में सहेजें" मेनू में, उस स्थान पर नेविगेट करें जिसे आप फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं, और फिर फ़ाइल के लिए एक नाम लिखें। डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक संदेश की विषय पंक्ति के साथ इसे नाम देता है, लेकिन आप इसे जो चाहें बदल सकते हैं.

आप "सेव एज़ टाइप" ड्रॉपडाउन मेनू का उपयोग करके किसी संदेश को विभिन्न प्रकार की फ़ाइलों के रूप में भी सहेज सकते हैं। डिफ़ॉल्ट Outlook संदेश स्वरूप है। यदि आप इसे चुनते हैं, तो आप फ़ाइल को फिर से Outlook में खोलने के लिए डबल-क्लिक कर सकते हैं। लेकिन, कुछ अन्य विकल्प भी हैं जिन्हें आप चुन सकते हैं:

• सिर्फ टेक्स्ट: जब आप अपने संदेश को केवल पाठ फ़ाइल के रूप में सहेजते हैं, तो आप केवल शब्दों को सहेज रहे हैं, किसी स्वरूपण या चित्र को नहीं.
• आउटलुक टेम्पलेट: अपने संदेश को आउटलुक टेम्प्लेट के रूप में सहेजने का अर्थ है कि आप भविष्य के ईमेल के लिए प्रारूपण लागू कर सकते हैं। जब आप फ़ाइल को खोलते हैं, तो आउटलुक उस फ़ाइल की सामग्री के साथ एक नया संदेश बनाता है जिसे आप तब संबोधित कर सकते हैं और उसके रास्ते पर भेज सकते हैं.
• एचटीएमएल: अपने संदेश को HTML डॉक्यूमेंट के रूप में सहेजने का अर्थ है कि आप अपने ईमेल को वेबपेज में देखने के लिए सहेज रहे हैं। आप संदेश को किसी भी वेब ब्राउज़र में खोल पाएंगे.
• MHT: एक एमएचटी फ़ाइल एक वेब पेज संग्रह फ़ाइल है। एक HTML फ़ाइल की तरह, इसे एक वेब ब्राउज़र में देखने के लिए डिज़ाइन किया गया है। MHT फ़ाइल के विपरीत, एक HTML फ़ाइल सभी पाठ, कोड, चित्र और अन्य मीडिया को एक ही फ़ाइल में सहेजती है.

जब आप कर लें, तो "सहेजें" बटन पर क्लिक करें.

और आपका संदेश अब एक फ़ाइल के रूप में सहेजा गया है.

पीडीएफ के रूप में एक ईमेल संदेश कैसे बचाएं

आप माइक्रोसॉफ्ट के कार्यालय में निर्मित पीडीएफ प्रिंटर का उपयोग करके अपने ईमेल को पीडीएफ के रूप में भी सहेज सकते हैं। PDF के रूप में सहेजना एक संदेश की बैकअप प्रतिलिपि को सहेजने का एक शानदार तरीका है जिसे आप सभी उचित स्वरूपण के साथ पढ़ पाएंगे.

संदेश विंडो में, रिबन पर "फ़ाइल" मेनू पर क्लिक करें.

"प्रिंट" कमांड पर क्लिक करें.

"प्रिंटर" ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें, और फिर "माइक्रोसॉफ्ट प्रिंट टू पीडीएफ" विकल्प चुनें.

ध्यान दें कि यदि आपको एक और पीडीएफ बनाने वाला ऐप आपके कंप्यूटर पर स्थापित है (या यदि आप macOS का उपयोग कर रहे हैं), तो यहां विकल्प अलग हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने Adobe स्थापित किया है, तो आपको "Adobe PDF" विकल्प दिखाई देगा। वह भी काम करेगा.

अगला, "प्रिंट" बटन पर क्लिक करें.

खुलने वाली "पीडीएफ के रूप में सहेजें" विंडो में, चुनें कि आप अपने पीडीएफ को कहाँ सहेजना चाहते हैं, एक फ़ाइल का नाम टाइप करें, और फिर "सहेजें बटन" पर क्लिक करें।.

अब आपने पीडीएफ के रूप में अपना ईमेल सहेज लिया है.

और ध्यान दें, कि जब से आप पीडीएफ रेंडरिंग इंजन पर प्रिंट कर रहे हैं, तो वही आउटलुक पीडीएफ में किसी भी वस्तु को सहेजने के लिए ठीक उसी तरह काम करता है (संपर्क, अपॉइंटमेंट, और इसी तरह) पीडीएफ में.

एक फ़ाइल के रूप में एक संपर्क कैसे बचाएं

आप आउटलुक का उपयोग करके फ़ाइलों के रूप में संपर्कों को भी सहेज सकते हैं। यह संदेशों को सहेजने के रूप में लगभग समान ही काम करता है, और व्यक्तिगत संपर्कों का बैकअप लेने, या उन्हें एक नए कंप्यूटर पर ले जाने के लिए उपयोगी हो सकता है। संपर्कों को Vcard फ़ाइलें (CVF) -a प्रारूप के रूप में भी सहेजा जाता है जो संपर्कों के साथ काम करने वाले कई अन्य ऐप द्वारा उपयोग किया जाता है। इससे किसी अन्य ऐप से संपर्क स्थानांतरित करना, या किसी अन्य व्यक्ति को संपर्क की जानकारी भेजना आसान हो जाता है, ताकि वे जो भी ऐप उपयोग करते हैं, उसमें इसे आयात कर सकें.

संपर्क विंडो से, मुख्य रिबन पर "फ़ाइल" पर क्लिक करें.

"इस रूप में सहेजें" कमांड पर क्लिक करें.

"इस रूप में सहेजें" विंडो में, जहां आप संपर्क फ़ाइल सहेजना चाहते हैं, वहां नेविगेट करें और यदि आप चाहते हैं तो नाम बदल दें.

संदेशों के साथ की तरह, आप यहां "Save As Type" ड्रॉपडाउन मेनू से कुछ अलग फ़ाइल प्रारूप चुन सकते हैं:

• सिर्फ टेक्स्ट: जब आप अपने संपर्क को केवल पाठ फ़ाइल के रूप में सहेजते हैं, तो आप केवल शब्दों को सहेज रहे हैं, किसी स्वरूपण या चित्र को नहीं.
• रिच टेक्स्ट फ़ॉर्मैट: अपने संपर्क को रिच टेक्स्ट फ़ाइल के रूप में सहेजने का अर्थ है कि आप अपनी फ़ाइल में कई अलग-अलग प्रकार की फ़ॉर्मेटिंग, जैसे बोल्ड और इटैलिक्स, चित्रों के साथ, सहेज सकते हैं। यदि आपके पास आपके संपर्क कार्ड के साथ एक तस्वीर है, तो यह प्रारूप उपयोगी हो सकता है.
• आउटलुक संदेश प्रारूप: जब आप Outlook संदेश प्रारूप में अपना संपर्क सहेजते हैं, तो आप इसे Outlook (किसी अन्य कंप्यूटर पर भी) में खोल सकते हैं और यह किसी भी अन्य Outlook संपर्क की तरह काम करेगा। लेकिन फिर, यह उसी तरह से व्यवहार करेगा यदि आप इसे डिफ़ॉल्ट वीसीएफ प्रारूप में सहेजते हैं, इसलिए यहां बहुत लाभ नहीं है.

जब आप कर लें, तो "सहेजें" बटन पर क्लिक करें.

आपने अब अपना संपर्क फ़ाइल के रूप में सहेज लिया है.

एक फ़ाइल के रूप में एक नियुक्ति (या आपका पूरा कैलेंडर) कैसे बचाएं

और अन्य आउटलुक आइटम की तरह, आप अपनी नियुक्तियों को फ़ाइलों के रूप में भी सहेज सकते हैं। हालांकि यह व्यक्तिगत नियुक्तियों की सहेजी गई प्रतियों का बैकअप लेने के लिए लगभग उतना उपयोगी नहीं है, Outlook vCalendar मानक का समर्थन करता है, जिसका अर्थ है कि आप किसी अपॉइंटमेंट को सहेज सकते हैं, इसे किसी और को भेज सकते हैं, और फिर वे इसे किसी अन्य समर्थित एप्लिकेशन में आयात कर सकते हैं.

वह नियुक्ति खोलें जिसे आप सहेजना चाहते हैं। नियुक्ति विंडो में, रिबन पर "फ़ाइल" मेनू पर क्लिक करें.

"इस रूप में सहेजें" कमांड पर क्लिक करें.

उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आप अपॉइंटमेंट फ़ाइल सहेजना चाहते हैं, और फिर उसे एक नाम दें.

संदेशों और संपर्कों के साथ की तरह, आप यहाँ कुछ अलग फ़ाइल स्वरूपों को "Save As Type" ड्रॉपडाउन मेनू से चुन सकते हैं:

• सिर्फ टेक्स्ट: जब आप अपनी नियुक्ति को केवल पाठ फ़ाइल के रूप में सहेजते हैं, तो आप केवल शब्दों को सहेज रहे हैं, किसी स्वरूपण या चित्र को नहीं.
• आउटलुक टेम्पलेट: अपनी नियुक्ति को आउटलुक टेम्प्लेट के रूप में सहेजने का अर्थ है कि आप भविष्य के कैलेंडर या कैलेंडर नियुक्तियों में प्रारूपण लागू कर सकते हैं.
• आउटलुक संदेश प्रारूप: जब आप आउटलुक संदेश प्रारूप में अपनी नियुक्ति को बचाते हैं, तो आप इसे आउटलुक में फिर से खोल सकते हैं, यहां तक ​​कि दूसरे कंप्यूटर पर भी.
• एचटीएमएल: अपने संदेश को HTML डॉक्यूमेंट के रूप में सहेजने का अर्थ है कि आप अपनी नियुक्ति को वेबपृष्ठ में देखने के लिए सहेज रहे हैं.
• MHT: एक एमएचटी फ़ाइल एक वेब पेज संग्रह फ़ाइल है। एक HTML फ़ाइल की तरह, इसे एक वेब ब्राउज़र में देखने के लिए डिज़ाइन किया गया है। MHT फ़ाइल के विपरीत, एक HTML फ़ाइल सभी पाठ, कोड, चित्र और अन्य मीडिया को एक ही फ़ाइल में सहेजती है.
• iCalendar प्रारूप: iCalendar एक अन्य कैलेंडर मानक है जो आपको कैलेंडर जानकारी को विभिन्न कैलेंडर ऐप में स्थानांतरित करने देता है.

यदि आप एकल नियुक्ति या अपने पूरे कैलेंडर को सहेजना चाहते हैं, तो चुनें। अपने संपूर्ण कैलेंडर को सहेजने से आपके वर्तमान Outlook कैलेंडर में सभी डेटा सहेजे जाएंगे.

जब आप कर लें, तो "सहेजें" बटन पर क्लिक करें.

और आपने अब अपनी नियुक्ति या कैलेंडर को सफलतापूर्वक सहेज लिया है.