विंडोज के लिए आउटलुक में कार्यालय से बाहर उत्तर कैसे सेट करें

जब आप जानते हैं कि आप कुछ दिनों के लिए कार्यालय से बाहर रहने जा रहे हैं, तो आप स्वचालित रूप से उत्तर देने के लिए आउट ऑफ़ ऑफिस असिस्टेंट को स्थापित कर सकते हैं, जिससे लोगों को पता चल जाएगा कि आप काम पर रुकने के दौरान अपनी छुट्टी का आनंद ले रहे हैं।.

आउटलुक में कार्यालय से बाहर उत्तर बनाने के लिए, हम उस संदेश के साथ एक ईमेल टेम्प्लेट बनाएंगे जिसे हम उपयोग करना चाहते हैं और फिर एक नियम बनाएं जो उस संदेश के साथ एक उत्तर भेजेगा जो हमें एक विशिष्ट तिथि सीमा के दौरान प्राप्त होता है।.

नोट: नियम को चलाने के लिए आउटलुक खुला होना चाहिए और आपके कार्यालय का जवाब भेजा जाना चाहिए। इसलिए, सुनिश्चित करें कि जब आप कार्यालय से बाहर हों, तो आप अपने कंप्यूटर को छोड़ दें और आउटलुक चालू रखें.

एक कदम: एक संदेश टेम्पलेट बनाएँ

Outlook में एक संदेश टेम्पलेट बनाने के लिए, सुनिश्चित करें कि "होम" टैब सक्रिय है और नए अनुभाग में "नया ईमेल" बटन पर क्लिक करें.

उस संदेश को दर्ज करें जिसे आप संदेश बॉक्स में एक स्वचालित उत्तर के रूप में भेजना चाहते हैं। एक ईमेल पते या एक विषय में प्रवेश न करें। फिर, "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें.

बैकस्टेज स्क्रीन के बाईं ओर विकल्पों की सूची में "इस रूप में सहेजें" पर क्लिक करें.

इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स में, "सहेजें प्रकार" ड्रॉपडाउन से "आउटलुक टेम्पलेट (* .oft)" का चयन करें.

आपको उपयोगकर्ता टेम्प्लेट फ़ोल्डर में ले जाया जाता है। "फ़ाइल नाम" बॉक्स में टेम्पलेट के लिए एक नाम दर्ज करें, ".oft" एक्सटेंशन रखते हुए, और "सहेजें" पर क्लिक करें।.

यदि आप अपने कार्यालय के उत्तर ईमेल टेम्पलेट को किसी अन्य पीसी पर कॉपी करना चाहते हैं या इसे वापस लेना चाहते हैं, तो उपयोगकर्ता टेम्पलेट फ़ोल्डर का पूरा मार्ग है C: \ Users \\ AppData \ रोमिंग \ Microsoft \ टेम्पलेट्स . बदलने के आपके विंडोज उपयोगकर्ता नाम के साथ.

ऊपरी-दाएं कोने में "X" बटन पर क्लिक करके संदेश विंडो बंद करें.

एक संवाद बॉक्स पूछ रहा है कि क्या आप संदेश के मसौदे को बचाना चाहते हैं। आपके पास ऐसा नहीं है क्योंकि आपने इसे एक टेम्पलेट के रूप में सहेजा है, लेकिन आप चाहें तो ऐसा कर सकते हैं। यदि आप ड्राफ्ट सहेजना चाहते हैं, तो "हाँ" पर क्लिक करें या यदि आप नहीं करते हैं तो "नहीं".

चरण दो: नए ईमेल संदेशों के लिए स्वचालित रूप से उत्तर देने के लिए एक नियम बनाएं

अब, जब हमारे पास हमारी कार्यालय उत्तर ईमेल टेम्पलेट है, तो हम उस टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए एक विशिष्ट तिथि सीमा के दौरान आने वाले सभी संदेशों का उत्तर देने के लिए एक नियम बनाएंगे। सुनिश्चित करें कि "होम" टैब सक्रिय है.

चाल अनुभाग में, "नियम" बटन पर क्लिक करें और ड्रॉपडाउन से "नियम और अलर्ट प्रबंधित करें" चुनें.

आप बैकस्टेज स्क्रीन तक पहुंचने के लिए "फाइल" टैब पर भी क्लिक कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि "जानकारी" स्क्रीन सक्रिय है (यदि आवश्यक हो तो बाईं ओर "जानकारी" पर क्लिक करें) और फिर "नियम और अलर्ट प्रबंधित करें" बटन पर क्लिक करें.

नियम और चेतावनियाँ संवाद बॉक्स पर, सुनिश्चित करें कि जिस ईमेल पते पर आप यह नियम लागू करना चाहते हैं वह "इस फ़ोल्डर में परिवर्तन लागू करें" ड्रॉपडाउन में चुना गया है। यदि आप चाहते हैं कि यह नियम आउटलुक में आपके सभी खातों पर लागू हो, तो हम आपको दिखाएंगे कि इस लेख में बाद में कैसे करें। यदि यह पहले से सक्रिय नहीं है, तो "ईमेल नियम" टैब पर क्लिक करें और फिर "नया नियम" बटन पर क्लिक करें.

नियम विज़ार्ड संवाद बॉक्स की पहली स्क्रीन पर, "रिक्त नियम से प्रारंभ करें" अनुभाग में "मुझे प्राप्त संदेशों पर नियम लागू करें" पर क्लिक करें। विकल्प "चरण 2: नियम विवरण संपादित करें (एक रेखांकित मूल्य पर क्लिक करें)" बॉक्स में जोड़ा जाता है। नियम के इस भाग के लिए संपादित करने के लिए कुछ भी नहीं है, इसलिए जारी रखने के लिए "अगला" बटन पर क्लिक करें.

नियम विज़ार्ड संवाद बॉक्स पर दूसरी स्क्रीन आपको ईमेल प्राप्त करते समय जांचने के लिए शर्तों का चयन करने की अनुमति देती है। किसी विशिष्ट दिनांक सीमा के दौरान भेजे गए आपके ऑफ़िस के उत्तर को "चरण 1: स्थितियों का चयन करें" बॉक्स में "विशिष्ट तिथि अवधि में प्राप्त" बॉक्स में चेक करें। शर्त को "चरण 2: नियम विवरण संपादित करें (एक रेखांकित मान पर क्लिक करें)" बॉक्स में पहले की तरह जोड़ा गया है, लेकिन इस बार, संपादित करने के लिए विवरण का एक हिस्सा है। दिनांक सीमा जोड़ने के लिए, चरण 2 बॉक्स में "विशिष्ट तिथि सीमा में" लिंक पर क्लिक करें.

दिनांक प्राप्त संवाद बॉक्स पर, "बाद" बॉक्स की जांच करें, ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें, और उस तिथि पर क्लिक करें जिसके बाद आप कार्यालय से भेजे गए उत्तर को स्वचालित रूप से भेजना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप चाहते हैं कि आपका कार्यालय उत्तर 8 फरवरी को भेजा जाना शुरू हो जाए, तो तारीख के लिए 7 फरवरी का चयन करें.

फिर, "पहले" बॉक्स को चेक करें, दिनांक ड्रॉपडाउन से पहले चेक बॉक्स के दाईं ओर एक तारीख चुनें। आपके द्वारा चुनी गई तारीख उस दिन के बाद होनी चाहिए जब आप कार्यालय के उत्तर को भेजना बंद कर देना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप चाहते हैं कि 15 फरवरी अंतिम दिन हो, तो आपके कार्यालय का उत्तर भेजा जाता है, 16 फरवरी को पूर्व तिथि के रूप में चुनें.

आपके द्वारा चुनी गई तारीखें चरण 2 बॉक्स में स्थिति में जोड़ दी जाती हैं। जारी रखने के लिए नियम विज़ार्ड संवाद बॉक्स पर "अगला" बटन पर क्लिक करें.

नियम विज़ार्ड संवाद बॉक्स पर तीसरी स्क्रीन पर, आप वह चुनें जो आप तारीख सीमा के दौरान आने वाले ईमेल के साथ करना चाहते हैं। हम पहले खंड में बनाए गए टेम्पलेट का उपयोग करके सभी ईमेलों का जवाब देना चाहते हैं, इसलिए हम "चरण 1: कार्रवाई का चयन करें" बॉक्स में "किसी विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर" चेक करते हैं। हमारे द्वारा बनाए गए टेम्पलेट का चयन करने के लिए, "चरण 2: एक विशिष्ट टेम्पलेट" लिंक पर क्लिक करें: नियम विवरण संपादित करें (एक रेखांकित मान पर क्लिक करें) बॉक्स.

उत्तर टेम्पलेट टेम्पलेट का चयन करें बॉक्स में, "फ़ाइल सिस्टम में उपयोगकर्ता टेम्पलेट" ड्रॉपडाउन में "लुक इन" से चुनें.

आपके द्वारा बनाए गए टेम्पलेट का चयन करें (हमारे मामले में, "कार्यालय से बाहर उत्तर दें" टेम्पलेट) और "ओपन" बटन पर क्लिक करें.

चयनित टेम्पलेट का पूरा रास्ता चयनित कार्रवाई में जोड़ा जाता है। जारी रखने के लिए नेक्स्ट बटन पर क्लिक करें.

चौथे नियम विज़ार्ड स्क्रीन पर, आप किसी भी अपवाद का चयन कर सकते हैं जिसे आप नियम पर लागू करना चाहते हैं, जैसे कि यदि आप कुछ लोगों या समूहों ("यदि लोगों या सार्वजनिक समूह को छोड़कर)" को बाहर करना चाहते हैं। हम अपने नियम में कोई अपवाद नहीं जोड़ने जा रहे हैं, इसलिए जारी रखने के लिए "अगला" बटन पर क्लिक करें.

"चरण 1: इस नियम के लिए एक नाम निर्दिष्ट करें" बॉक्स में नियम के लिए एक नाम दर्ज करें। "इस नियम को चालू करें" बॉक्स को डिफ़ॉल्ट रूप से जांचा जाता है, इसलिए नियम स्वतः चालू हो जाएगा। हालांकि चिंता मत करो। यह आपके द्वारा निर्दिष्ट तारीख के बाद तक नहीं चलेगा.

हम अपने इनबॉक्स में पहले से मौजूद संदेशों पर नियम नहीं चलाना चाहते हैं, इसलिए अनचेक किए गए इनबॉक्स में पहले से मौजूद संदेशों पर "अब इस नियम को चलाएं" को छोड़ दें। यदि आप Outlook में अपने सभी ईमेल खातों पर यह नियम चलाना चाहते हैं, तो "सभी खातों पर यह नियम बनाएँ" बॉक्स चेक करें। "समाप्त" बटन पर क्लिक करें.

नियम सूची में जोड़ा गया है। नियम और अलर्ट संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें.

अब, जब कोई आपके द्वारा निर्दिष्ट तिथि के दौरान आपको एक ईमेल भेजता है, तो वे स्वचालित रूप से आपके द्वारा बनाए गए ईमेल टेम्पलेट में संदेश प्राप्त करेंगे.

भले ही प्रेषक यह कहते हुए एक स्वचालित उत्तर प्राप्त करता है कि आप कार्यालय से बाहर हैं, फिर भी आपको एक ईमेल के साथ उनका ईमेल प्राप्त होता है, जो बताता है कि एक स्वचालित उत्तर भेजा गया है। हालांकि, आप इसे अनदेखा करने में तब तक उचित महसूस कर सकते हैं जब तक आप वापस नहीं आते.

एक बार नियम पर तारीख सीमा बीत जाने के बाद, नियम आने वाले ईमेल पर लागू नहीं होगा। हालाँकि, आप अभी भी नियम को बंद कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, पहले वर्णित नियमों और अलर्ट संवाद बॉक्स को फिर से खोलें और सूची में नियम के बाईं ओर स्थित बॉक्स को अनचेक करें। संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए ओके पर क्लिक करें.

जब आप इस नियम का उपयोग ऑफ़िस के उत्तर को स्वचालित रूप से भेजने के लिए करते हैं, तो प्रत्येक Outlook सत्र के दौरान प्रत्येक प्रेषक को एक बार उत्तर भेजा जाता है। एक सत्र तब होता है जब आप एप्लिकेशन से बाहर निकलने तक आउटलुक खोलते हैं। यह डुप्लिकेट उत्तरों को उसी प्रेषक को भेजने से रोकता है जो आपको कई संदेश भेजता है। आउटलुक ट्रैक जिन्हें प्रत्येक सत्र के दौरान एक स्वचालित प्रतिक्रिया मिली है, लेकिन जब आप आउटलुक से बाहर निकलते हैं तो यह सूची रीसेट हो जाती है। इसलिए, आउटलुक को खुला छोड़ दें (बाहर न निकलें और फिर से खोलें) इसलिए नियम चलेगा और ऑफ़िस रिप्लाई का ऑटोमैटिक हर किसी को भेज दिया जाएगा, जो आपको ईमेल करता है और इसलिए सेंडर को ऑफ़िस से बाहर कई नहीं मिलते हैं.