वर्ड में फॉर्म लेटर कैसे बनाएं

कभी-कभी आप एक ऐसा पत्र बनाना चाहते हैं जिसे आप बहुत से अलग-अलग लोगों को भेज रहे होंगे, लेकिन आप चाहेंगे कि इसके कुछ हिस्से हर एक व्यक्ति के लिए अलग-अलग हों: जैसे कि ग्रीटिंग, नाम, पता आदि। parlance, इसका मतलब है कि आपको एक फॉर्म लेटर बनाना चाहिए, जो वास्तव में करना आसान है.

इससे पहले कि आप प्रपत्र पत्रों के साथ आरंभ करें, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके पास उन सभी क्षेत्रों के साथ एक डेटाबेस पहले से ही सेटअप है जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। एक डेटाबेस पहले नाम, अंतिम नाम, पते, आदि के लिए कॉलम के साथ एक एक्सेल स्प्रेडशीट के रूप में सरल हो सकता है.

Word Excel, Access और पाठ दस्तावेज़ों से डेटा आयात कर सकता है। यदि आपके पास पहले से डेटाबेस सेटअप नहीं है, तो आप इसे हमेशा Word के अंदर बना सकते हैं, जो मैं आपको दिखाऊंगा कि कैसे करना है.

वर्ड में फॉर्म लेटर बनाएं

शुरू करने के लिए, एक दस्तावेज बनाएं, जिसमें मानक पाठ है जैसे कि उदाहरण क्रिसमस पत्र नीचे:

ध्यान दें कि इसका कोई अभिवादन, पता आदि कैसे है, क्योंकि उन सभी को बाद में हमारे प्रपत्र पत्र में फ़ील्ड के रूप में जोड़ा जाएगा। पहली चीज जो आपको करने की ज़रूरत है, उस पर क्लिक करें प्राप्तकर्ता का चयन करें पर डाक से टैब:

यह वह जगह है जहां आप उन लोगों को जोड़ते हैं जो पत्र प्राप्त करेंगे या डेटाबेस फ़ाइल से एक सूची आयात करेंगे.

पर क्लिक कर सकते हैं नई सूची टाइप करें यदि आप Word के अंदर ही सूची बनाना चाहते हैं। आयात करने के लिए, पर क्लिक करें मौजूदा सूची का उपयोग करें. इस उदाहरण में, हम केवल सूची टाइप करेंगे.

नोट: जब आप अपनी प्राप्तकर्ता सूची को बचाने के लिए जाते हैं, तो Word आपके द्वारा बनाई गई डेटा फ़ाइल को सहेजने के लिए आपकी हार्ड ड्राइव के स्थान के लिए संकेत देगा।.

एक बार जब आप अपनी प्राप्तकर्ता सूची को बचा लेते हैं, तो आप देखेंगे कि बहुत सारे आइकन जो कि हैं डाक से रिबन अब क्लिक करने योग्य हैं.

अपने फ़ॉर्म पत्र में फ़ील्ड जोड़ना शुरू करने के लिए, अपने दस्तावेज़ में एक स्थान पर क्लिक करके इंगित करें कि आप चाहते हैं कि फ़ील्ड कहाँ रखी जाए और फिर क्लिक करें पता ब्लॉक.

यह लाएगा एड्रेस ब्लॉक डालें संवाद.

क्लिक करें ठीक डिफ़ॉल्ट प्रारूप के साथ जाने के लिए और आपको कुछ ऐसा मिलना चाहिए जो इस तरह दिखाई दे:

इसके बाद, a जोड़ें दर्ज के बाद पता ब्लॉक अपने पाठ को एक पंक्ति में स्थानांतरित करने के लिए, फिर पर क्लिक करें अभिवादन रेखा आइकन:

यह लाएगा ग्रीटिंग लाइन डालें संवाद.

एक बार फिर, चलो डिफ़ॉल्ट प्रारूप के साथ चलते हैं और बस क्लिक करते हैं ठीक बटन.

अगला, हाइलाइट करें जहां यह कहता है, माउस को राइट-क्लिक करें, चुनें अनुच्छेद और फिर अगले बॉक्स को चेक करें एक ही शैली के पैराग्राफ के बीच स्थान न जोड़ें.

इससे इसके प्रत्येक भाग के बीच रिक्त रेखा होने के बजाय एड्रेस ब्लॉक एक साथ सही तरीके से लटका होगा.

फिर, पर क्लिक करें परिणाम देखें रिबन में मेलिंग टैब पर स्थित आइकन.

एड्रेस ब्लॉक फील्ड इंडिकेटर के बजाय, आपको अब वर्ड डॉक्यूमेंट में सूचीबद्ध वास्तविक कंटेंट को देखना चाहिए.

जब आप पूर्वावलोकन कर रहे हों, तो क्लिक करें परिणाम देखें पूर्वावलोकन बंद करने के लिए आइकन। इसके बाद, यह देखने के लिए कि अन्य फ़ील्ड्स को कैसे जोड़ा जाए, अपने दस्तावेज़ में सिर्फ अपनी वर्तमान स्थिति बनाने के लिए पिछले पर क्लिक करें, फिर पर क्लिक करें मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें आइकन.

आपको कुछ इस तरह से मिलना चाहिए:

चुनें देश या क्षेत्र, फिर पर क्लिक करें सम्मिलित करें बटन.

क्लिक करने का प्रयास करें परिणाम देखें आइकन फिर से देखें कि यह कैसा दिखता है। यहाँ मेरा उदाहरण नीचे दिया गया है:

अब जब फॉर्म पत्र सही ढंग से सेटअप हो गया है, तो आप नियम स्थापित करने जैसी अधिक उन्नत चीजें कर सकते हैं। नियम आपको कुछ प्राप्तकर्ताओं के लिए कुछ पाठ दिखाने और दूसरों के लिए इसे छिपाने की अनुमति देंगे। आरंभ करने के लिए, पर क्लिक करें नियम बटन.

आपको कई विकल्प जैसे कि Ask, Fill-in, आदि के साथ एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा.

हमारे उदाहरण के लिए, आइए चुनें अगर तब या, जो हमें निम्नलिखित संवाद में लाएगा:

बदलाव कार्यक्षेत्र नाम: सेवा मेरे देश या क्षेत्र, और प्रकार अमेरीका में से तुलना: खेत। अगला, बक्से में कुछ पाठ जोड़ें जहाँ वह कहता है यह पाठ डालें तथा अन्यथा इस पाठ को डालें.

इस उदाहरण में यदि प्राप्तकर्ता यूएसए में रहता है, तो उन्हें पाठ मिलेगा क्रिसमस की बधाई उनके पत्र में डाला गया है, जबकि बाकी सभी को संदेश मिलेगा बधाई.

यहां क्लिक करने के बाद यह दिखेगा ठीक बटन और फिर परिणाम देखें बटन.

अगला, ध्यान दें परिणाम देखें अनुभाग:

यहां आप एरो बटन पर क्लिक करें (जब) परिणाम देखें बाहर भेजे जाने वाले सभी पत्रों को स्क्रॉल करने के लिए संख्या के बाईं और दाईं ओर स्थित है)। इस तरह से आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके सभी पत्र मुद्रण या ईमेल करने से पहले सही दिखेंगे.

नोट: नियमों के तहत मिलान फ़ील्ड मेनू विकल्प आपकी प्राप्तकर्ता सूची में शीर्ष लेख के साथ डेटाबेस में फ़ील्ड नामों से मेल खाने के लिए है.

यह देखने के लिए भी आसान है कि आपने अपने दस्तावेज़ में फ़ील्ड कहाँ डाले हैं, का उपयोग करें हाइलाइट मर्ज फ़ील्ड्स बटन.

यह एक टॉगल है जिसे आप अपने विवेक पर चालू और बंद कर सकते हैं। अंत में, जब आप अपने पत्र से खुश हों, तो क्लिक करें समाप्त करें और मर्ज करें आइकन:

आपको यह ड्रॉपडाउन मेनू तीन विकल्पों के साथ मिलना चाहिए.

चुनें व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें अपने सभी अक्षरों को एक साथ एक बड़े दस्तावेज़ में मर्ज करने के लिए वर्ड प्राप्त करने के लिए जिसे आप ईमेल के रूप में प्रिंट करने या भेजने से पहले देख सकते हैं.

जैसा कि आप देख सकते हैं, वर्ड के साथ फॉर्म लेटर बनाना अब एक बार का काम नहीं है और आप दस्तावेज़ों को जल्दी और आसानी से बना और भेज सकते हैं। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक टिप्पणी करें। का आनंद लें!